Как создать форму в access

Microsoft Access является полезным приложением, поскольку позволяет создавать и хранить данные во многих связанных таблицах, предлагая большую эффективность и стандартизацию, чем электронные таблицы.

Таблицы являются основой базы данных.

Но, в отличие от обычных таблиц Excel, где ввод данных — очень медленная и утомительная процедура, создание форм в Access-формах выполняется с использованием удобных многочисленных функций.

Простые формы доступа

Все формы основаны на одной или нескольких таблицах базы данных, поэтому перед созданием форм сначала необходимо создать первичную таблицу. Существует много способов создания формы в Access. Программа создает базовую форму всего за один клик, поэтому пользователь может получить полностью настроенную форму с нуля.

Чтобы выбрать форму, необходимо войти на вкладку «Создать» на ленте меню, и найти раздел «Формы». При нажатии этой кнопки автоматически создается базовая форма, основанная на исходной таблице, выделенной на левой панели навигации. Это самый простой вариант для создания форм в Access, хотя предоставляет меньшую гибкость.

Разделенная форма фактически отображает данные из двух таблиц. Одна часть выглядит как электронная форма, расположенная ниже. Простая форма в Access показывает только одну запись, разделенная же имеет несколько строк, чтобы пользователи вводили много данных на экране. Этот тип формы полезен для ввода длинных списков, у которых столбцов не много.

Создание проекта с нуля

После того как будет выбран один из вариантов формы, пользователь приступает к созданию формы для ввода данных в Access с нуля, применяя дополнительные функции программы. Для этого нужно перейти в Дополнительные формы -> Мастер форм и далее нажать стрелку раскрывающегося списка «Больше форм», найти опцию для Мастера форм. После чего Access проведет пользователя по этапам создания формы и даст возможность использовать множество настроек, создавая баланс между программой, чтобы Access выполнила большую часть работы, и пользователем, создающему форму самостоятельно.

Существует много вариантов, которые можно реализовать с помощью создания форм MS Access. Можно создать два основных типа форм:

1. Связанные формы.
2. Несвязанные формы.

Связанные формы (Bound Forms) взаимодействуют с некоторыми базами данных, такими как оператор SQL, запрос или таблица. Этот вид используется для ввода или редактирования данных в базе.

Несвязанные формы (Unbound Forms) не зависят от источника данных. Они могут быть в форме диалоговых окон и коммутационных площадок, используемых для навигации с базой данных в целом. Существует много режимов создания форм в Access.

Типы связанных форм:

1. Форма единого элемента, самая популярная, когда записи отображаются в одной записи единовременно.
2. Несколько элементов, отображает ряд записей за один раз из связанного источника данных.
3. Сплит-форма, разделяется на половину, горизонтально или вертикально. Одна отображает элемент или запись, а другая — предоставляет данные нескольких записей из базового источника данных.

База данных Access

Для создания форм access формы имеется несколько способов. Для этого нужно открыть базу данных и войти на «Создать». Во вкладке «Формы» в правом углу нажать кнопку «Мастер форм». На первом экране выбирают поля, которые нужно будет отобразить в форме. Алгоритм действия:

1. В мастере форм выбрать tblProjects для таблиц/запросов и несколько необходимых полей, таких как ProjectStart, ProjectName, ProjectID, и ProjectEnd. Они перейдут в рабочие поля.
2. Выбрать tblTasks для таблиц / запросов и разместить по полям.
3. Нажать «Далее».
4. Выбрать вид упорядочивания создания форм и отчетов в access. Если нужно создать плоскую форму, выбирают организацию tblTasks, а при создании иерархической формы, можно упорядочить данные с помощью tblProjects.
5. Выбрать форму с подформами (s) и затем нажать «Далее». На следующем экране можно выбрать макет для своей подформы. По умолчанию выбран Datasheet View. Он похож на Table View.
6. Нажать «Далее».
7. На следующем экране необходимо указать имя формы и «Готово».

Создание форм в Microsoft Access через дополнительную форму выполняют через раскрывающееся меню «Дополнительные формы». Далее нужно создать форму «Несколько элементов», форму Datasheet, форму «Сплит» или форму «Модальный диалог».

Это обычно связанные формы. Выбрать объект, который нужно привязать к этой форме. Это не относится к формам модального диалога.

Выбрать объект в навигационной панели, выделить tblEmployees, появится форма «Несколько элементов», в которой будут перечислены все данные.

Мастер приложения

Перед созданием форм Access их можно увидеть на экране и использовать для просмотра данных в таблице. Для этого существуют кнопки навигации в нижней части экрана: первая запись, следующая запись, предыдущая запись, завершающая запись, которые позволяют перемещаться по таблице. Можно также ввести новейшую запись, нажав кнопку «Новая». Алгоритм создания форм в субд. Access следующий:

1. Нажать вкладку «Создать» на ленте и кнопку «Мастер форм».
2. В раскрывающемся списке «Таблицы / Запросы» выбрать «Члены клуба», и нажать двойной шеврон (>>), чтобы переместить все поля в окно справа.
3. В списке параметров макета выбрать Columnar и «Далее».
4. Назвать форму и «Готово».
5. Отредактировать форму и прикрепить изображение. Можно добавить логотип или другое изображение в форму, нажав вкладку «Главная»> «Вид»> «Дизайн» для формы.
6. Открыть «Инструменты дизайна форм»> «Дизайн» и нажать «Вставить изображение» > Обзор.
7. Найти изображение, которое будет использоваться в форме, выбрать его, а затем перетащить, чтобы создать окно.
8. Чтобы изменить размер изображения, нажать мышью, выбрать «Свойства» и перейти на вкладку «Формат».
9. Установить режим размера для увеличения и выравнивания изображения в верхнем левом углу, а затем использовать размерные ручки для определения размера.
10. Можно изменить размер некоторых текстовых полей формы, если они слишком большие.
11. После окончания выбрать «Главная»> «Вид»> «Форма», чтобы вернуться к использованию и просмотру формы.

Альтернативная форма доступа

Способы создания форм в Access позволяют сделать ввод данных более удобным для пользователей, используя бесплатные альтернативы. Microsoft Access — это сложный инструмент базы данных с трудным процессом обучения. Существуют более интуитивные альтернативы с аналогичными функциями. Прежде чем будет создана форма, пользователю придется импортировать базу данных. Набор информации:

1. Начать с избрания «Пустое содержимое базы данных».
2. Импортировать данные, используя «Внешние данные» в правом верхнем углу экрана.
3. Выбрать XML-файл на вкладке «Внешние данные».
4. Перейти в папку, в которую разархивировали файл, и выбрать, где будет предоставлено меню импорта XML.
5. Нажать OK для импорта в новую базу данных.
6. В левом столбце будут указаны доступные объекты базы данных, и если все работает исправно, пользователь должен увидеть импортированные объекты данных contact_information и member и дважды кликнуть их, чтобы открыть элемент.

Настраиваемые объекты дизайна

Создание базы данных в Access-формах позволяет предоставлять пользовательский доступ и настраивать объекты дизайна. Хорошо разработанная форма может повысить эффективность и точность ввода. На вкладке «Инструменты компоновки форм» содержатся поля настройки формы. Выбор его приведет к экрану с настройками дизайнерских форм и эстетических возможностей. На вкладке «Главная» нужно найти опцию и просмотреть доступные виды форм. Design View предоставляет более подробное представление о структуре формы, чем представление макета. Он также позволяет изменять форму без каких-либо помех.

Большинство задач могут выполнятьсякак в представлении Design View, так и в Layout View, но есть некоторые свойства формы, которые могут быть изменены только в Design. Layout View предоставляет более визуальный макет для редактирования формы. Он имеет близкое сходство с фактической формой.

Большинство модификаций форм могут быть сделаны в представлении макета, но в некоторых случаях Access сообщает, что нужно переключиться на Design View, чтобы внести определенные изменения. Когда активирована функция «Формирование дизайна форм», ленточная панель добавляет три новые позиции вверху под заголовком «Инструменты дизайна форм»:

1. Дизайн-изменение цветов и тем. Добавляет в форму кнопки, поля, метки и другие объекты.
2. Упорядочить — меняет макет и выравнивает объекты в форме.
3. Формат — изменение текста, фоновых изображений и фигур чертежа.

Инструмент быстрой разработки

Мастер Access Form Wizard — это полезный инструмент форм, который открывает возможности проектирования, предоставляя варианты для столбцов, строк, размеров таблиц, языков и тем. Можно использовать мастер создания форм Access, чтобы быстро решить, какой стиль формы подходит для базы данных и предпочтений пользователя. В зависимости от данных есть несколько других форматов, а также элементы управления дизайном, чтобы помочь пользователю в навигации:

1. Мастера форм.
2. Дополнительные опции.

Использование мастера открывает новые параметры, добавляет новые поля и убирает ненужные. Эта добавленная гибкость обеспечивает высокое качество управления и экономию времени.

Вместо создания форм с нуля можно использовать Мастер форм и настроить его по своему усмотрению. Это экономит время и повышает эффективность, позволяя сразу начать работу.

Удобный интерфейс позволяет создавать нужные поля двойным щелчком.

Формы четырех форматов

Один из этих четырех форматов имеется в каждой конфигурации базы данных Access, с которой столкнется пользователь. В работе нужно применять панель свойств.

Это полезная боковая панель, расположенная на вкладке «Инструменты компоновки форм», содержит множество важной информации о форме и может быть использована для быстрого редактирования, изменения и переключения множества опций с удобной подсказкой в левом нижнем углу экрана.

Виды форматов:

1. Единая таблица — одна форма, соответствующая одной таблице базы данных. Она функциональная, базовая и может применяться для выполнения ряда задач.
2. Форма одиночной таблицы с полем поиска: использует только одну единственную настройку базы данных, поиск позволяет отображать данные из другой таблицы или базы данных, или создавать обобщенные значения диапазона данных.
3. Форма Master / Detail — одна основная форма направляет множество подформ.
4. Форма Master / subform — дополнительными полями поиска в главном или подчиненном виде.

Блокировка разделов

Защита доступа к базе данных от других пользователей нужна тогда, когда владелец не хочет, чтобы кто-то вмешивался в тонко настраиваемую внутреннюю работу таблиц и запросов и особенно кодов VBA. Доступ предоставляет ряд способов предотвращения случайного изменения данных пользователями в формах. Один из вариантов — установить свойства управления Enable и Locked для предотвращения ввода данных. Например, при создании подчиненной формы Access, которая будет применяться для внесения изменений в адреса клиентов.

Первое управление — это поле поиска, используемое для нахождения клиентского номера. Когда, например, выбирается номер, имя и адрес клиента автоматически отображаются в соответствующих элементах управления.

Однако если не нужно, чтобы другие пользователи вносили изменения в поле «Имя клиента», можно его заблокировать. Далее следует перейти к списку свойств, которые нужно редактировать. Изменения будут применяться ко всей форме.

Примерно на полпути вниз по списку свойств можно увидеть варианты редактирования.

Порядок наложения запрета:

1. Изменить каждое свойство на ПО.
2. Перейти к представлению дизайна и в раскрывающемся списке свойств листа выбрать форму.
3. Переключить режим «Разрешить макет» на «Нет». Это останавливает доступ всех дополнительных пользователей к виду макета, где они могут непосредственно редактировать форму.
4. Теперь сохраняют форму для этого преобразовывают файл из.accdb в.accde, ограничивая любые дальнейшие изменения дизайна или редактирование полей.
5. Сохранить текущую базу данных в важном месте.
6. Перед конвертированием файла в Access убедиться, что сделана копия (или две) исходного файла базы данных. В случае ее повреждения она будет главной копией.
7. Перейти в файл> Сохранить.

Командные кнопки Access

Создание кнопочной формы в Access используется для обеспечения доступа к функциям базы данных, таких как открытие связанных форм, сохранение или печать данных. Они также используюется для запуска одного действия или для нескольких, которые помогают другим функциям получить доступ к базе данных. Например, пользователь может создать кнопку команды в форме, чтобы открыть другую.

Чтобы запустить Command Button, пользователям необходимо написать процедуру или макрос события в свойстве On Click. Шаги для создания главной кнопочной формы Access следующие:

1. Выбрать и открыть форму, в которую нужно вставить кнопку Command.
2. Закрыть все формы, запущенные в системе, чтобы избежать путаницы.
3. Нажать мышью по форме и открыть ее в режиме разработки.
4. Выбрать вкладку «Дизайн» в панели «Лента» и нажать значок кнопки.
5. Пользователи могут заметить, что их курсор превратился в знак плюса и должны использовать его для рисования или создания структуры кнопки в своей форме.

После того как пользователь решил создать новую кнопку, на экране автоматически появляется Мастер создания кнопочной формы в Access. Обычно кнопка может вызывать предустановленную функцию в форме и запускаться на Macro или через специальный код VBA.

Пользователи закрепляют эти изменения, выбрав «Операция формы» в «Окна»> «Печать текущей формы» из окна действий, затем нажать дальше.

Пользователь может выбрать два варианта: использовать изображение или значок на кнопке Command или использовать текстовое название.

Чтобы применить изменения в форме, нужно нажать «Готово». Указать имя, используя мастер кнопок команд. После внесения всех необходимых изменений нужно сберечь форму. Проверить форму, чтобы убедиться, что она работает правильно.

MS Access поддерживает особый порядок создание формы. Удобный пользовательский интерфейс проектирования форм позволяет настроить базовую форму, нажав всего лишь на один значок. Встроенные менеджеры программы — отличный способ изменить дизайн форм вручную и настроить форму доступа с нуля.

Источник: https://www.syl.ru/article/386704/sozdanie-form-v-access-dlya-vvoda-dannyih

Однотабличные формы в Access — Базы данных Access

Сегодня поговорим на тему «Однотабличные формы в Access». Формы являются основой разработки диалоговых приложений пользователя для работы с базой данных.

Формы, адекватные формам первичных документов, позволяют выполнять загрузку справочных, плановых и оперативно-учетных данных, в любой момент просматривать и редактировать содержимое ранее введенных в базу данных документов, оформлять новые документы.

Формы обеспечивают удобную работу с данными одной или нескольких взаимосвязанных таблиц, которые выводятся на экран с использованием ее макета, разработанного пользователем. Работая с формой, пользователь может добавлять, удалять и изменять записи таблиц, получать расчетные данные.

В процессе работы может осуществляться контроль вводимых данных, могут проверяться ограничения на доступ к данным, выводиться необходимые дополнительные сведения.

Форма состоит из элементов управления, которые отображают поля таблиц, и графические элементы, не связанные с полями таблиц. Графические элементы управления предназначены, прежде всего, для разработки макета формы: полей таблиц и запросов, надписей, внедряемых объектов (рисунков, диаграмм), вычисляемых полей, кнопок, выполняющих печать, открывающих другие объекты или задачи.

Однотабличные формы в Access

Однотабличные формы в Access предназначены для загрузки, просмотра и корректировки данных одной таблицы. Источником данных такой формы служит единственная таблица.

Она может быть легко создана одним щелчком мыши с помощью команд автоматического создания формы: Форма (Form), Разделенная форма (Split Form) или Несколько элементов (Multiple Items), размещенных на вкладке ленты Создание (Create) в группе Формы (Forms) (рис. 5.1).

Для последующей настройки формы в соответствии с требованиями пользователя ее можно доработать в режиме макета или конструктора. Можно удалить из формы ненужные поля, изменить расположение элементов управления и подобрать их размеры, добавить новые элементы управления, произвести вычисления, задать свойства формы и ее элементов управления.

В форме, созданной с помощью команды Несколько элементов (Multiple Items), отображается сразу несколько записей, и все поля записи размещаются в одной строке, что удобно для ввода данных из простых справочников, имеющих только табличную часть. Этот макет формы аналогичен отображению записей таблицы в режиме таблицы, однако при этом предоставляются многочисленные возможности по настройке отображения и дополнения новыми элементами.

В форме, созданной с помощью команды Разделенная форма (Split Form), одновременно отображаются данные в двух представлениях — в одном ее разделе записи отображаются в виде таблицы, в другом выводится единственная выделенная в таблице запись, предназначенная для удобной работы с ее данными.
Общим для этих команд является то, что они автоматически создают для выбранной таблицы форму, не вступая в диалог с пользователем, и сразу выводят на экран форму в режиме макета.

Создать однотабличные формы в Access можно с помощью команды Мастер форм (Form Wizard), размещенной на вкладке ленты Создание (Create) в группе Формы (Forms). В диалоговых окнах мастера пользователь выбирает поля, которые надо включать в форму, способ отображения записей, стиль оформления.

Создайте однотабличную форму СПРАВОЧНИК ТОВАРОВ для ввода, просмотра и корректировки данных таблицы ТОВАР в базе данных Поставка товаров. Поскольку в таблице есть поле с фотографией, требующее большой области для отображения, одновременно выводите в форме поля только одной записи таблицы.

Чтобы источником записей формы стала таблица ТОВАР, выберите ее в области навигации и выполните команду Форма (Form) на вкладке ленты Создание (Create). Эта команда обеспечит автоматическое создание формы на основе только одной выбранной таблицы. Завершается работа команды отображением формы в режиме макета (рис. 5.2). При этом в форме отображаются поля одной записи таблицы, расположенные в макете в столбик. Заголовок формы соответствует имени таблицы источника ТОВАР. Скрытые в таблице поля, например, командой Скрыть поля (Hide Fields) из контекстного меню выделенного столбца, не включаются в форму.

• Для закрепления темы «Однотабличные формы в Access» смотрим видеоурок:

Источник: https://accesshelp.ru/odnotablichnye-formy-v-access/

Access-формы. Создание форм для ввода данных

— режима автоматизации часто повторяющихся операций.

Кроме того, программа оказывает помощь при поиске и хранении информации. Создать формы несложно и в этом задействовано приложение Access. В его форме удобно открывать требуемые элементы для просмотра.

Пользователи получают возможность добавлять, редактировать, а также отображать данные, которые хранятся в Access. Немаловажную роль играет и внешний вид.

Приложение отличается тщательно продуманными формами, что является залогом точности данных и высокой эффективности работы.

Создание форм СУБД Access предоставляет удобный механизм проведения различных операций с информацией.

Специальные Access-формы существенно облегчают ввод, способствуют успешному и быстрому редактированию объектов, а также их просмотру.

Они обладают богатым арсеналом инструментов управления, которые позволяют автоматизировать представления информации, хранящейся в таблицах базы данных. Такими средствами являются:

• — текстовые поля;
  — флажки;
  — выпадающие списки;
• — радиокнопки и многое другое.

Существует много способов создания форм в Access. Они могут быть на базе имеющихся таблиц и запросов. Также различают пустые, разделенные, подчиненные формы, с несколькими записями.

Их создание выполняется при использовании мастера форм и специального конструктора. Это особенно удобно в случае, когда необходимо осуществлять ввод данных со специальных бланков.

Формы на базе имеющейся таблицы

Данный способ предусматривает выполнение несложных действий. Необходимо найти раздел «Создание» и нажать в нем кнопку «Форма». Основное условие состоит в предварительном создании таблицы с данными. Кроме того, необходимо ее выбрать в области навигации.

Таким образом, можно отобразить в текстовых полях формы множество записей данных.

Данный способ также позволяет разработать разделенную форму. Они имеет вид, который совместно с представлением информации в элементах управления создает ее выборку в табличном виде. Для разработки разделенной формы необходимо перейти в раздел «Создание» и нажать кнопку «Разделенная форма».

Она появится сразу в отформатированном виде с использованием всевозможных элементов управления. Как правило, ними выступают однострочные текстовые поля. В них выводятся значения данных, сохраненные в полях таблицы. Существует возможность создать и пустые формы вместо заранее отформатированных.

Режим макета и конструктора

Таблицы, готовые к использованию, переводятся в режим формы. В нем можно изменять только сами данные записей, а также совершать переходы между ними. Что касается форматирования, в данном режиме он не предусмотрен. Создание форм Microsoft Access требует редактирования элементов управления и в ней самой. Это осуществляется путем переключения в режим макета или конструктора.

Первый режим отличается от второго меньшими возможностями, предусмотренными для конструирования форм. Однако он достаточно удобен в плане быстрого форматирования, а также для внесения небольших изменений в элементы управления.

Это может быть вертикальное или горизонтальное выравнивание, добавление текстовых полей, смена внешнего стиля формы и другое.

Стоит отметить, что в режиме макета невозможно редактировать данные, которые выведены в элементы управления, в то время как конструктор предоставляет эту возможность.

В нем осуществляется более сложная и основательная настройка. Необходимо заметить, что только в режиме конструктора открывается доступ для ряда деталей графического оформления.

Также можно использовать элементы управления, такие как прямоугольники, кнопки, линии, поля со списками, переключатели и прочее. В данном режиме существует возможность изменить источник информации для редактируемой формы.

Кроме того, из него легко отключить режим макета, что очень удобно.

Добавление на форму кнопки

При ее добавлении в макет формы СУБД автоматически выполняет мастер создания кнопок. Данное окно появится на экране. Там пользователю будет предложено на выбор несколько категорий, которые включают в себя списки действий. В рассматриваемом случае следует перейти в категорию «Работа с формой».

Из ее перечня действий стоит выбрать «Закрыть форму».

На кнопке можно оставить текст, а лучше подсказать об этом при помощи рисунка. После этого необходимо дать ей название, затем следует нажать «Готово». Таким образом, появится готовая кнопка на форме, позволяющая закрывать ее. При нажатии по ней СУБД будет предложено сохранить изменения. Затем форма закрывается.

Стоит отметить, что в режиме конструктора такая кнопка не сможет функционировать. Она работает исключительно в готовой форме. Также необходимо учитывать, что сами формы можно разработать с помощью специального мастера. В процессе их построения следует просто определиться с настройками. В дальнейшем созданную форму легко отформатировать на свое усмотрение.

Для этого потребуется переключиться в режим макета или конструктора.

Подчиненные формы

Они представляют собой элемент, который выступает в качестве дополнения основной Access-формы. Это разработка иерархической конструкции, состоящая из двух таблиц. Она отражает наличие отношений между формами, которые, в свою очередь, отображают различный тип связи, которая существует у таблиц базы данных («один-ко-многим», «многие-ко-многим»).

Что представляет собой подчиненная форма?

Процесс ее разработки в Access можно представить на конкретном примере. Допустим, ней является форма заказов покупателя в интернет-магазине.

Информация о клиенте находится в одной таблице, а данные о его заказах расположены в другой в связи с проведением нормализации при проектировании базы.

Один покупатель может делать сразу несколько заказов, в таком случае отношение между таблицами способны отражать связь «один-ко-многим». Стоит отметить, что в рассматриваемом варианте форма, которая представляет данные покупателя, является основной.

Мастер форм

Для создания иерархической конструкции из форм в Access существуют различные варианты. К примеру, разрабатывается сценарий создания обеих форм. В данном случае существует возможность воспользоваться помощью мастера форм.

Разработка главной формы в Access, которая имеет подчиненную, не доставит проблем при реализации данного метода. Он позволит не только создать их, но и связать их требуемым отношением.

В случае, когда процесс создания подчиненной формы предусматривает ее добавление к уже имеющейся главной, можно использовать мастер или переместить уже существующую таблицу на основной макет. В данной ситуации она становится подчиненной.

Разработка форм подчинения

В качестве примера стоит рассмотреть вариант создания подчиненных форм на базе двух связанных таблиц. Следует использовать для этого мастер форм. Сначала необходимо открыть его. Команда выполнения мастера форм размещается в СУБД Access. К примеру, в приложении 2007 года выпуска она находится в открывшемся списке пункта «Другие формы».

Когда на экране отобразится окно мастера, пользователю будет предложено выбрать таблицу, для которой требуется создать формы, а также поля. Совершается это двойным кликом. Пользователь самостоятельно выбирает, какие поля он хочет видеть.

После первой таблицы следует выбрать другую, что совершается в этом же окне. Они связаны между собой. Мастер сможет самостоятельно обнаружить отношения. Если же этого не произошло, подчиненные формы создать невозможно.

В рассматриваемом случае подчиненной становится форма, которая разработанная на основе таблицы Books.

В конце необходимо настроить заголовки форм и подтвердить выполненные действия нажатием на кнопку «Готово». После этого подчиненные access формы будут сохранены. Их можно переключить в режим конструктора или макета.

Это необходимо для того, чтобы получить возможность форматирования получившихся полей или добавления других элементов управления.

Разработка кнопочной формы в Access

При наличии большого количества таблиц в базе и форм, которые связаны с данными, общая схема значительно усложняется. С целью упрощения передвижения между формами базы, разрабатывается кнопочный вариант. Он предусматривает обыкновенный элемент, который легко редактировать в конструкторе на собственное усмотрение.

Стоит отметить, что, разработка главной кнопочной формы предполагает создание формы базы данных в Access. Она представляет собой ее заставку, а также начальную страницу. С использованием кнопок, расположенных на ней, значительно легче перемещаться между элементами, потому как каждая них связывается с отдельной формой.

При совершении клика по кнопке СУБД выполняет переход к таблице, которая имеет связь с данным элементом.

Работа с диспетчером

При разработке основной кнопочной формы в Access используется специальный диспетчер. Он размещен в разделе работы с базами данных. При первом выполнении кнопочные формы не найдутся. В данном случае пользователю будет предложено создать их.

На экране отобразится окно мастера, где имеется несколько кнопок. Из них стоит выбрать «Изменить». Также можно перейти к опциям настройки связей кнопочной формы и прочих доступных элементов базы.

К примеру, добавляется «Кнопка 1» и «Кнопка 2» на главную кнопочную форму.

Третье поле предусматривает определение формы, которая связывается с добавляемой кнопкой. Если закрыть окна настройки, можно обнаружить, что в панели навигации появилась новая кнопочная форма. Также легко увидеть, что она обладает простым стилем оформления и двумя кнопками.

Если нажать на них, СУБД открывает форму, с которой они связаны.

Раздел с таблицами Здесь можно увидеть, что после выполненных действий добавилась новая таблица. Она называется Switchboard Items. В этой таблице хранятся все данные настроек, которые связаны с разработанными кнопочными формами. В рассматриваемом случае существует только одна форма, имеющая две кнопки, потому она содержит всего три записи. К ним относятся следующие:

1. — записи о кнопках, которые содержатся на форме;
   — о действиях, которые связаны с ними;
2. — о самой кнопочной форме.

Режим конструктора Кнопочную форму при желании можно усложнить. Для этого выполняется форматирование ее содержимого в режиме конструктора. Он позволяет на ее поверхность добавить множество других полезных элементов управления. Кроме того, главную кнопочную форму можно связать с прочими аналогичными формами.

Источник: http://bezwindowsa.ru/moya-zhizn/access-formyi-sozdanie-form-dlya-vvoda-dannyih.html

Создание форм в Access

Создание форм для вашей базы данных может сделать ввод данных намного более удобным. Когда вы создаете форму, вы можете создать ее таким образом, чтобы она работала с вашей базой данных и имела смысл для вас.

На этом уроке вы узнаете, как создавать и изменять формы.

Вы также узнаете, как использовать параметры формы, такие как элементы управления дизайном и свойства формы, чтобы убедиться, что ваша форма работает именно так, как вы этого хотите.

Создание форм

Access упрощает создание формы из любой таблицы в вашей базе данных. Любая форма, которую вы создаете из таблицы, позволит вам просматривать данные, которые уже есть в этой таблице, и добавлять новые данные . После того, как вы создали форму, вы также можете изменить ее, добавив дополнительные поля и элементы управления дизайном, такие как комбинированные поля.

Чтобы создать форму:

1. В панели навигации, выберите таблицу, которую нужно использовать, чтобы создать форму. Вам не нужно открывать таблицу.
2. Выберите вкладку «Создать» на ленте и найдите группу «Формы». Нажмите команду «Форма».

3. Ваша форма будет создана и открыта в виде макета.
4. Чтобы сохранить форму, нажмите кнопку «Сохранить» на панели быстрого доступа. При появлении запроса введите имя для формы и нажмите «ОК».

О подформах

Если вы создали форму из таблицы, записи которой связаны с другой таблицей, ваша форма, вероятно, включает в себя подчиненную форму . Подформация представляет собой форму данных, которая отображает связанные записи в табличном формате. Например, подформация, включенная в форму «Клиенты», которую мы только что создали, отображает связанные заказы клиентов.

Вероятно, нам не нужно включать эту подформу, потому что мы просто хотим использовать форму «Клиенты» для ввода и просмотра контактной информации. Если вы обнаружите, что вам не нужна подформация, вы можете легко удалить ее. Просто нажмите его и нажмите клавишу «Удалить».

Однако подформы не всегда бесполезны. В зависимости от содержимого и источника вашей формы вы можете обнаружить, что подформат содержит полезную информацию, как в приведенном ниже примере. В нашей форме заказов подформат содержит имя, количество и цену каждого элемента, содержащегося в этом порядке, что является всей полезной информацией.

Добавление дополнительных полей в форму

Когда вы используете команду Form в существующей таблице, все поля из этой таблицы включены в эту форму. Однако, если позже вы добавите дополнительные поля в эту таблицу, эти поля автоматически не появятся в существующих формах. В подобных ситуациях вы можете добавить дополнительные поля в форму.

Чтобы добавить поле в форму:

1. Перейдите на вкладку «Конструктор компоновки форм», затем найдите группу «Инструменты» в правой части ленты.
2. Нажмите команду «Добавить существующие поля».
3. Появится панель списка полей. Выберите поле или поля для добавления в форму.

Если вы хотите добавить поле из той же таблицы, которую вы использовали для создания формы, дважды щелкните имя нужного поля.

Чтобы добавить поле из другой таблицы:

1. Нажмите «Показать все таблицы».
2. Щелкните знак плюса + рядом с таблицей, содержащей поле, которое вы хотите добавить.
3. Дважды щелкните нужное поле.
4. Будет добавлено новое поле.

Вы также можете использовать описанную выше процедуру, чтобы добавить поля в совершенно пустую форму. Просто создайте форму, нажав команду «Пустая форма» на вкладке «Создать», а затем выполните указанные выше шаги, чтобы добавить нужные поля.

Добавление элементов управления дизайном

Элементы управления дизайном устанавливают ограничения для полей в ваших формах. Это поможет вам лучше контролировать, как данные вводятся в ваши формы, что, в свою очередь, помогает поддерживать целостность вашей базы данных.

Комбинированные поля

Выпадающий элемент является выпадающим списком, который можно использовать в форме вместо поля. Комбинированные поля ограничивают информацию, которую могут вводить пользователи, заставляя их выбирать только те параметры, которые вы указали.

Комбинированные поля полезны для полей, которые имеют ограниченное число возможных действительных ответов. Например, вы можете использовать поле со списком, чтобы люди только вводили действительное состояние США при вводе адреса или что они выбирают только продукты, которые уже существуют в вашей базе данных при размещении заказа.

Чтобы создать поле со списком:

1. В представлении «Макет формы» выберите вкладку «Дизайн макета форм» и найдите группу «Элементы управления».
2. Выберите команду Combo Box, которая выглядит как раскрывающийся список.
3. Ваш курсор превратится в крошечный значок перекрестия и выпадающего списка
   . Переместите курсор в место, где вы хотите вставить поле со списком, затем нажмите.

   Появится желтая строка, указывающая место, где будет создано ваше поле со списком.

   • В нашем примере, поле со списком будет расположен между в город поле и добавить в список рассылки.
4. Появится диалоговое окно Combo Box Wizard . Выберите второй вариант, я наберу нужные значения и нажмите «Далее».

5. Введите варианты, которые вы хотите отобразить в раскрывающемся списке. Каждый выбор должен быть в отдельности.
   • В нашем примере мы создаем поле со списком для добавления в список рассылки? поле в нашей форме, поэтому мы введем все возможные допустимые ответы для этого поля. Пользователи смогут выбрать один из трех вариантов из готового комбинированного поля: Нет, Да-Еженедельно и Только специальные предложения.
6. При необходимости измените размер столбца, чтобы весь текст был виден. После того, как вы удовлетворены своим списком, нажмите «Далее».

7. Выберите магазин, что значение в этом поле, а затем нажмите на стрелку раскрывающегося списка и выберите в поле, где вы хотите выбор из комбо — поля для записи. После выбора нажмите «Далее».
8. Введите метку или имя, которое будет отображаться рядом с вашим полем со списком.

   Как правило, рекомендуется использовать имя поля, которое вы выбрали на предыдущем шаге.

9. Нажмите «Готово» Ваше поле со списком появится в форме. Если вы создали свое поле со списком для замены существующего поля, удалите первое поле.
   • В нашем примере вы можете заметить, что теперь у нас есть два поля с тем же именем. Эти два поля отправляют информацию в одно и то же место, поэтому мы не нуждаемся в них обоих. Мы удалим его без поля со списком.
10. Перейдите в режим просмотра формы, чтобы протестировать поле со списком. Просто нажмите стрелку раскрывающегося списка и убедитесь, что список содержит правильные варианты.

    Теперь поле со списком можно использовать для ввода данных.

Если вы хотите включить раскрывающийся список с длинным списком параметров и не хотите вводить их все, создайте поле со списком и выберите первый вариант в мастере со списком, я хочу получить значения из другой таблицы или запроса. Это позволит вам создать раскрывающийся список из поля таблицы.

Некоторые пользователи сообщают, что Access работает при работе с формами. Если у вас возникла проблема с выполнением любой из этих задач в представлении «Макет», попробуйте переключиться на «Дизайн».

Настройка параметров формы в Листе свойств

Лист свойств — это панель, содержащая подробную информацию о вашей форме и каждом ее компоненте.

Из листа свойств вы можете вносить изменения в каждую часть своей формы, как с точки зрения функции, так и внешнего вида.
Лучший способ ознакомиться с Листом свойств — открыть его и выбрать различные варианты.

При выборе опции Access будет отображать краткое описание этой опции на нижней левой границы окна программы.

Изменение настроек формы

В Листе свойств слишком много вариантов, чтобы подробно обсудить их все. Мы рассмотрим два полезных здесь: скрытие полей и установление полей с датами для автоматического заполнения текущей даты . Практика этих процедур должна дать вам представление о том, как работать с другими настройками свойств.

Чтобы скрыть поле:

1. В представлении «Макет» или «Дизайн» выберите вкладку «Дизайн» и найдите группу «Инструменты». Щелкните команду Property Sheet.
2. Лист свойств появится на панели справа. В форме выберите поле, которое вы хотите скрыть.

   В нашем примере мы скроем поле идентификатора клиента, потому что мы не хотим, чтобы кто-либо из наших пользователей редактировал его.

3. В Листе свойств перейдите на вкладку «Формат» и найдите параметр «Видимый» в третьей строке.
4. Нажмите стрелку раскрывающегося списка в столбце справа, затем выберите Нет.

5. Перейдите к виду формы, чтобы убедиться, что поле скрыто.

Чтобы задать автоматическое заполнение поля текущей датой:

1. В представлении «Макет» или «Дизайн» выберите вкладку «Дизайн» и найдите группу «Инструменты». Щелкните команду Property Sheet.
2. Лист свойств появится на панели справа. В форме выберите поле, которое вы хотите автоматически заполнить в текущую дату. Это должно быть поле с типом данных даты. В нашем примере мы выберем поле «Дата отправки» в нашей форме «Заказы».
3. В Листе свойств перейдите на вкладку «Данные» и выберите поле «Значение по умолчанию» в четвертой строке. Нажмите кнопку «Создатель выражений», которая отображается в столбце справа
   .
4. Откроется диалоговое окно «Конструктор выражений». В списке Элементы выражения выберите слова «Общие выражения».
5. В списке категорий выражений дважды щелкните текущую дату.
6. Будет добавлено выражение для текущей даты. Нажмите «ОК».
7. Перейдите в режим просмотра формы, чтобы убедиться, что это выражение работает. При создании в новую запись с этой формой, поле даты вы изменяли будет автоматически заполнять текущую дату.

Источник: https://maxfad.ru/ofis/ms-access/465-sozdanie-form-v-access.html

Конструирование форм базы данных средствами ms Access и работа с ними

25

Microsoft
Office Access или
просто Microsoft
Access — реляционная
СУБД
( Система
управления реляционными базами данных
) корпорации Microsoft.
Имеет широкий спектр функций, включая
связанные запросы, связь с внешними
таблицами и базами
данных.
Access предоставляет возможность вводить
данные как непосредственно в таблицу,
так и с помощью форм. 

Форма
— это объект базы данных, который можно
использовать для создания интерфейса
пользователя для приложения базы данных,
структурированное окно, которое можно
представить так, чтобы оно повторяло
форму бланка. Формы создаются из набора
отдельных элементов управления.
Формы в Access служат для удобного
представления данных БД пользователю.

Внешний
вид формы
выбирается в зависимости от того, с
какой целью она создается. Формы Access 
позволяют выполнять задания, которые
нельзя выполнить в режиме таблицы. Формы
позволяют вычислять значения и выводить
на экран результат.
А так же
(функции
форм):

• ввод и просмотр информации базы данных;
• добавление;
• редактировпние;
• удаление данных БД;
• печать;
• создание сообщений.

• Источники
  данных для форм
• Источниками
  данных для форм могут служить таблицы
  и запросы.
• Режим
  отображения форм

Режим
формы
— это режим отображения данных формы.
Позволяет производить различные операции
с данными, такие как просмотр,
редактирование, удаление, добавление
записей. Т. е. пользователь работает с источниками данных для формы.

Режим
макета
— наиболее наглядный режим изменения
форм, так как в этом режиме все данные
отображаются таким же образом, как и на
рабочей форме. Позволяет редактировать
элементы управления формы и подгонять
их под конкретные данные.
В режиме макета форма уже запущена.

Таким образом, данные отображаются
практически так же, как при реальном
использовании формы.

Поскольку при
изменении формы отображаются реальные
данные, в режиме макета удобно задавать
размер элементов управления и выполнять
иные задачи, влияющие на вид и удобство
использования форм.

Режим
конструктора
— более подробное редактирование формы.
Отображает полную структуру отчета,
т.е. колонтитулы элементы управления и
т.д. В этом режиме данные не отображаются, поэтому заранее нельзя увидеть какой будут иметь вид данные в этом режиме.
Позволяет выполнять такие задачи:

• добавление в форму дополнительных элементов управления, таких как границы привязанных объектов, разрывы страниц и диаграммы;
• изменение источников элемента управления «текстовое поле» непосредственно в самом поле, без использования окна свойств;
• изменение размеров разделов формы, таких как «Заголовок формы» или «Область данных»;
• изменение определенных свойств формы, которые нельзя изменить в режиме макета.

Элементы
управления форм

Элементы
управления предназначены для просмотра
и работы с данными. Выделяют такие
элементы управления:

• Связанные элементы управления     это элементы управления, которые связаны с источником данных (таблица, запроса).
• Свободные элементы управления     это элементы управления, которые не связаны с источником данных (например, линии, рисунки, надписи заголовков форм).

1. Вычисляемые
   элементы управления     это элементы управления, источником данных
   у которых является выражение.
2. Существуют
   такие виды форм:
3. «Свободная»
   форма,
   которая не связана напрямую с источником
   данных, но которая все равно может
   содержать кнопки, надписи и другие
   элементы управления, необходимые для
   работы приложения.
4. Подчиненная
   форма
   — это форма, которая является составным
   элементом главной формы, отображает
   данные траблицы или запроса связанных
   отношением один-ко-многим.
5. Свойства
   подчиненной формы:

• Свойство «Объект источник» — отображает информацию об объекте, который отображается в форме.
• Свойство «Подчиненные поля» — свойство элемента управления подчиненной формы, определяющее поля по которым будут связаны главная и подчиненная форма.
• Свойство «Основные поля» — свойство элемента управления подчиненной формы, определяющие поля главной формы, которые будут связывать ее с полями подчиненной формы.

• Инструменты
  создания форм
• Access
  включает такие инструменты для создания
  форм: Форма, Конструктор форм, Пустая
  форма, Мастер форм, Навигация и Другие
  формы (Несколько элементов, Таблица,
  Разделенная форма, Модальное диалоговое
  окно, Сводная диаграмма, Сводная таблица).
• Способы
  создания форм:

• Конструктор форм (предназначен для создания формы любой сложности);
• Мастер форм (позволяет создавать формы различные как по стилю, так и по содержанию);
• Автоформа: в столбец (многостраничная – поля для записи выводятся в один столбец, в форме одновременно отображаются данные для одной записи);
• Автоформа: ленточная (все поля записи выводятся в одну строку, в форме отображаются все записи);
• Автоформа: табличная (отображение записей осуществляется в режиме таблица);
• Автоформа: сводная таблица;
• Автоформа: сводная диаграмма;
• Диаграмма (создается форма с диаграммой, построенной Microsoft Graph);
• Сводная таблица (создается форма Access, отображаемая в режиме сводной таблицы Excel);

Создание
формы с помощью инструмента «Форма»

Режим
форма позволяет пользователю быстро
создавать формы. С помощью инструмента
«Форма» можно создать форму одним
щелчком мыши. При использовании этого
средства все поля базового источника
данных размещаются в форме. Можно сразу
же начать использование новой формы
либо при необходимости изменить ее в
режиме макета или конструктора.

Для
этого необходимо:

1. В области навигации щелкните таблицу или запрос с данными, которые должны отображаться в форме.

2. На вкладке Создать в группе Формы нажмите кнопку Форма.

Будет
создана новая форма и отображена в
режиме макета. В режиме макета можно
внести изменения в структуру формы при
одновременном отображении данных.
Например, при необходимости можно
настроить размер полей в соответствии
с данными.

Создание
формы с помощью инструмента «Конструктор
форм»

Для
того, чтобы создать форму с помощью
инструмента Конструктор форм, выполните
такие действия.

1.
Нажмите на кнопку Конструктор
форм
в группе Формы
на вкладке Создание.
В результате выполненных действий в
рабочей области окна появится бланкпустой
формы, который не связан ни с одним
источником данных.

1. ПКМ -> Колонтитулы (Указываете авторскую метку)-> заголовок/примечание (название формы, текущее время и дата)

3.
Свяжите форму с источником данных. Для
этого на панели инструментов нажмите
на кнопку Свойства и выберите источник
данных для формы.

4.
Перетащите необходимые поля для формы.

Источник: https://studfile.net/preview/1756097/