Как работать с базами данных microsoft access

  • Вопросы:
  • ·      Что такое СУБД?
  • ·      Элементы баз данных, такие как таблица, форма, запрос и многое другое.

СУБД – система управления базами данных – это программное обеспечение, которое предназначено для создания, хранения и обработки баз данных.

Системы управления базами данных позволяют создавать структуру базы данных, заполнять ее информацией, редактировать структуру и содержание, выполнять сортировку данных, осуществлять поиск информации в базе данных, выводить нужную информацию на экран монитора, в файл и на бумажный носитель, устанавливать защиту баз данных. СУБД помогает работать с большими объёмами информации, собирая все данные в большую справочную систему, при помощи которой можно быстро искать и выбирать нужную информацию.

В настоящее время существует большое количество различных СУБД. По способу доступа к базам данных их можно разделить на две группы: настольные и серверные.

  1. Настольные СУБД ориентированы на обслуживание одного пользователя, работающего на определённом компьютере с базами данных в любой момент времени. К настольным СУБД относятся:
  2. ·      Microsoft Access;
  3. ·      Paradox;
  4. ·      OpenOffice.org Base;
  5. ·      FoxPro.

Недостатки настольных СУБД стали очевидными, когда возникла необходимость одновременной работы с ними большого числа пользователей. Поэтому следующим этапом развития СУБД стало создание серверных СУБД.

  • Серверные СУБД используют принцип централизованного хранения и обработки данных, который основан на архитектуре клиент-сервер.
  • СУБД, хранящая данные, и прикладная программа, интерпретирующая эти данные, являются разными приложениями, то есть существуют приложение-сервер и приложение-клиент. К серверным СУБД относятся:
  • ·      Microsoft SQL;
  • ·      Informix;
  • ·      Sybase.

Итак, более простыми и распространёнными настольными базами данных являются Microsoft Access и OpenOffice.org Base. На данном уроке мы с вами познакомимся с программой создания баз данных OpenOffice.org Base.

Для начала запустим эту программу и познакомимся с её интерфейсом.

Открываем приложение OpenOffice Base. В появившемся окне выбираем пункт “Создать новую базу данных”. Нажимаем кнопку готово и в появившемся окне указываем имя базы данных и путь для сохранения. В нашем случае назовём базу данных «Сведения о четвертных оценках учащихся» и укажем путь к своей рабочей папке.

Появится окно программы. Вверху находится строка заголовка, где указано название нашей базы данных и программы, в которой оно открыто. Чуть ниже находится строка меню, панель инструментов, рабочая область и строка состояния.

Как работать с базами данных microsoft access

Основными объектами базы данных являются таблицы, формы, запросы и отчёты.

Таблицы — главный объект базы данных. Он предназначен для хранения данных. На основе таблицы создаются остальные объекты базы данных. Реляционная база данных может состоять из множества взаимосвязанных таблиц.

Следующий объект – формы. Формы являются вспомогательными объектами. Их создают для того, чтобы работа пользователя при вводе, просмотре и редактировании данных в таблице была более удобной.

Запросы – это команды и их параметры, с которыми пользователь обращается к СУБД для поиска данных, сортировки, добавления, удаления и обновления записей.

Отчёты – это документы, которые формируются на основе таблиц и запросов. Они предназначены для вывода на печать.

Давайте создадим базу данных «Сведения о четвертных оценках учащихся», которая будет содержать сведения об учащихся: номер, фамилию, имя, отчество, пол, дату рождения и класс; и оценки за первую четверть по учебным предметам: математика, русский язык, биология, химия, физика и английский язык.

Данная база данных будет состоять из двух таблиц. Первая таблица будет содержать поля: номер, фамилия, имя, отчество, пол, дата рождения и класс. Вторая: номер, оценки по математике, русскому языку, биологии, химии, физике и английскому языку за первую четверть.

Итак, создадим первую таблицу и назовём ее «Сведения об учащихся». Для этого в рабочей области слева выберем объект Таблицы и справа Создать таблицу в режиме дизайна.

В появившемся окне в столбце имя поля укажем название первого поля: номер и укажем его тип: числовой. Далее имена второго, третьего, четвёртого и пятого полей будут фамилия, имя, отчество, пол, а их тип будет текстовым.

Поле дата рождения будет типа дата, а класс – числовой.

Как работать с базами данных microsoft access

Прежде чем сохранить таблицу, необходимо указать поле – ключ. Вспомним, что ключ – это поле или совокупность полей, значения которых в записях не повторяются, то есть являются уникальными. В нашем случае это будет поле с именем «Номер». Для этого нажмём на ячейке рядом с названием поля правой кнопкой мыши и в появившемся меню выберем первичный ключ.

Теперь сохраним нашу таблицу при помощи команды Файл далее сохранить как. Указываем имя таблицы «Сведения об учащихся» и нажимаем окей. Закрываем нашу таблицу.

Обратите внимание, что в рабочей области Таблицы появилась наша сохранённая таблица. Для редактирования/изменения данной таблицы необходимо выделить её левой кнопкой мыши и на панели инструментов нажать кнопку «редактировать». Снова откроется наша таблица в режиме дизайна. Здесь мы можем добавлять и удалять поля, изменять их тип и многое другое.

Аналогичным образом создаём и сохраняем ещё одну таблицу с именем «Оценки первая четверть».

Полем-ключом в этой таблице будет поле с именем «Номер». Поля с именами номер и Оценки по математике, русскому языку, биологии, химии, физике и английскому языку в данной таблице будут относится к числовому типу.

Как работать с базами данных microsoft access

Для заполнения таблицы можно использовать несколько способов: первый непосредственно вводить данные в таблицу – и второй создать форму для ввода информации.

Давайте таблицу «Сведения об учащихся» заполним методом ввода данных в неё. Для этого откроем её двойным щелчком мыши по ней. И введём необходимые данные. Первая запись будет содержать следующее: Номер: 1; Фамилия: Иванов, Имя: Андрей; Отчество: Игоревич; Пол будем обозначать буквами м или ж. В данном случае м. Дата рождения 3.06.2000. Класс 11.

Как работать с базами данных microsoft access

Для перехода к следующей ячейке можно использовать клавишу Tab или стрелку на клавиатуре «Вправо». Аналогично заполним все ячейки данной таблицы.

Как работать с базами данных microsoft access

Есть ячейки, в которых данные отображаются не полностью, то есть не вмещаются в размер поля. Для того, чтобы расширить размер поля необходимо подвести курсор к правой границе названия поля, курсор изменится на стрелку. Теперь нажимаем левую кнопку мыши и растягиваем поле до нужного размера. После заполнения нажимаем кнопку cохранить и закрываем нашу таблицу.

Вторую таблицу «Оценки первая четверть» заполним с помощью форм. Для этого в объектах таблицы выберем формы, затем будем использовать мастер для создания форм.

В появившемся окне выбираем необходимую таблицу, затем выбираем нужные для заполнения поля путём перемещения из левого окна в правое. Одинарная стрелка для перемещения по одному полю, двойная – для перемещения всех полей сразу.

Так как нам нужно заполнить всю таблицу – выберем все.

Как работать с базами данных microsoft access

Нажимаем дважды кнопку дальше. На пятом шаге выбираем оформление нашей формы. Обратите внимание, что при выборе формы можно просмотреть, что в итоге получится. Выберем первую.

Можно выбрать расположение текста по отношению к ячейкам для заполнения: слева или справа. Переходим к седьмому шагу путем нажатия на кнопку дальше дважды. На данном шаге выбираем цвет оформления формы. Например, светло-синий.

И на последнем, восьмом шаге зададим имя форме «Первая четверть». Нажимаем кнопку готово.

Откроется форма для заполнения. Вводим необходимые данные о первом учащемся. Номер — 1. Для перехода к следующей ячейке можно использовать левую кнопку мыши, щелкнув в нужном месте или клавишу Tab. Далее математика – 5, русский язык – 4, биология – 4, химия – 5, физика – 4 и английский язык – 5.

Как работать с базами данных microsoft access

Чтобы перейти к заполнению данных о втором учащемся необходимо нажать на кнопку следующий или клавишу Tab. Заполняем сведения о данном учащемся и остальных аналогичным образом.

После заполнения данной формы просто ее закрываем. Для просмотра данных таблицы можно перейти к объектам таблицы и открыть «Оценки первая четверть».

Как работать с базами данных microsoft access

Данная база данных может быть в дальнейшем изменена путём редактирования (исправление, удаление) старых или внесения новых данных, изменения содержимых отдельных полей и структуры всей таблицы.

К таблице можно применять такое действие как сортировка. Сортировка – это упорядочение данных по возрастанию или убыванию. Давайте отсортируем данные в таблице сведения об учащихся.

Будем сортировать поле фамилия в алфавитном порядке, то есть по возрастанию. Для этого откроем таблицу, поставим курсор в поле – фамилия и нажмем на кнопку сортировка на панели инструментов.

Обратите внимание, что все фамилии упорядочились по алфавиту.

Как работать с базами данных microsoft access

На данном уроке нам также необходимо познакомиться с таким объектом как запросы.

Запрос (справка) – это таблица, которая содержит интересующие пользователя сведения, извлечённые из базы данных. Таблица содержит записи и поля, которые содержатся в запросах на выборку данных, удовлетворяющих заданным условиям (условиям выбора).

Условия выбора записываются в форме логических выражений, сформированных из высказываний на естественном языке. Для задания условий выбора используются простые и сложные логические выражения.

В данной таблице приведены простые логические выражения и их значения.

= равно больше
не равно

Источник: https://videouroki.net/video/10-sistema-upravleniya-bazami-dannyh-microsoft-access.html

Создание базы данных в MS Access 2007: пошаговая инструкция

В современном мире нужны инструменты, которые бы позволяли хранить, систематизировать и обрабатывать большие объемы информации, с которыми сложно работать в Excel или Word.

Подобные хранилища используются для разработки информационных сайтов, интернет-магазинов и бухгалтерских дополнений. Основными средствами, реализующими данный подход, являются MS SQL и MySQL.

Продукт от Microsoft Office представляет собой упрощенную версию в функциональном плане и более понятную для неопытных пользователей. Давайте рассмотрим пошагово создание базы данных в Access 2007.

Описание MS Access

Microsoft Access 2007 – это система управления базами данных (СУБД), реализующая полноценный графический интерфейс пользователя, принцип создания сущностей и связей между ними, а также структурный язык запросов SQL.

Единственный минус этой СУБД – невозможность работать в промышленных масштабах. Она не предназначена для хранения огромных объемов данных.

Поэтому MS Access 2007 используется для небольших проектов и в личных некоммерческих целях.

Но прежде чем показывать пошагово создание БД, нужно ознакомиться с базовыми понятиями из теории баз данных.

Определения основных понятий

Без базовых знаний об элементах управления и объектах, использующихся при создании и конфигурации БД, нельзя успешно понять принцип и особенности настройки предметной области. Поэтому сейчас я постараюсь простым языком объяснить суть всех важных элементов. Итак, начнем:

  1. Предметная область – множество созданных таблиц в базе данных, которые связаны между собой с помощью первичных и вторичных ключей.
  2. Сущность – отдельная таблица базы данных.
  3. Атрибут – заголовок отдельного столбца в таблице.
  4. Кортеж – это строка, принимающая значение всех атрибутов.
  5. Первичный ключ – это уникальное значение (id), которое присваивается каждому кортежу.
  6. Вторичный ключ таблицы «Б» – это уникальное значение таблицы «А», использующееся в таблице «Б».
  7. SQL запрос – это специальное выражение, выполняющее определенное действие с базой данных: добавление, редактирование, удаление полей, создание выборок.

Теперь, когда в общих чертах есть представление о том, с чем мы будем работать, можно приступить к созданию БД.

Создание БД

Для наглядности всей теории создадим тренировочную базу данных «Студенты-Экзамены», которая будет содержать 2 таблицы: «Студенты» и «Экзамены». Главным ключом будет поле «Номер зачетки», т.к. данный параметр является уникальным для каждого студента. Остальные поля предназначены для более полной информации об учащихся.

Итак, выполните следующее:

  1. Запустите MS Access 2007.
  2. Нажмите на кнопку «Новая база данных».
  3. В появившемся окне введите название БД и выберите «Создать».

Все, теперь осталось только создать, заполнить и связать таблицы. Переходите к следующему пункту.

Создание и заполнение таблиц

После успешного создания БД на экране появится пустая таблица. Для формирования ее структуры и заполнения выполните следующее:

  1. Нажмите ПКМ по вкладке «Таблица1» и выберите «Конструктор».
  2. Теперь начинайте заполнять названия полей и соответствующий им тип данных, который будет использоваться. Внимание! Первым полем принято устанавливать уникальное значение (первичный ключ). Для него предпочтительно числовое значение.
  1. После создания необходимых атрибутов сохраните таблицу и введите ее название.
  2. Снова нажмите ПКМ по вкладке с уже новым название и выберите «Режим таблицы».
  3. Заполните таблицу необходимыми значениями.
Читайте также:  Какие службы можно отключить в windows

Совет! Для тонкой настройки формата данных перейдите на ленте во вкладку «Режим таблицы» и обратите внимание на блок «Форматирование и тип данных». Там можно кастомизировать формат отображаемых данных.

Создание и редактирование схем данных

Перед тем, как приступить к связыванию двух сущностей, по аналогии с предыдущим пунктом нужно создать и заполнить таблицу «Экзамены». Она имеет следующие атрибуты: «Номер зачетки», «Экзамен1», «Экзамен2», «Экзамен3».

Для выполнения запросов нужно связать наши таблицы. Иными словами, это некая зависимость, которая реализуется с помощью ключевых полей. Для этого нужно:

  1. Перейти во вкладку «Работа с базами данных».
  2. Нажать на кнопку «Схема данных».
  3. Если схема не была создана автоматически, нужно нажать ПКМ на пустой области и выбрать «Добавить таблицы».
  4. Выберите каждую из сущностей, поочередно нажимая кнопку «Добавить».
  5. Нажмите кнопку «ОК».

Конструктор должен автоматически создать связь, в зависимости от контекста. Если же этого не случилось, то:

  1. Перетащите общее поле из одной таблицы в другую.
  2. В появившемся окне выберите необходимы параметры и нажмите «ОК».
  3. Теперь в окне должны отобразиться миниатюры двух таблиц со связью (один к одному).

Выполнение запросов

Что же делать, если нам нужны студенты, которые учатся только в Москве? Да, в нашей БД только 6 человек, но что, если их будет 6000? Без дополнительных инструментов узнать это будет сложно.

Именно в этой ситуации к нам на помощь приходят SQL запросы, которые помогают изъять лишь необходимую информацию.

Виды запросов

SQL синтаксис реализует принцип CRUD (сокр. от англ. create, read, update, delete — «создать, прочесть, обновить, удалить»). Т.е. с помощью запросов вы сможете реализовать все эти функции.

На выборку

В этом случае в ход вступает принцип «прочесть». Например, нам нужно найти всех студентов, которые учатся в Харькове. Для этого нужно:

  1. Перейти во вкладку «Создание».
  2. Нажать кнопку «Конструктор запросов» в блоке «Другие».
  3. В новом окне нажмите на кнопку SQL.
  4. В текстовое поле введите команду: SELECT * FROM Студенты WHERE Адрес = «Харьков»; где «SELECT *» означает, что выбираются все студенты, «FROM Студенты» — из какой таблицы, «WHERE Адрес = «Харьков»» — условие, которое обязательно должно выполняться.
  5. Нажмите кнопку «Выполнить».
  6. На выходе мы получаем результирующую таблицу.
  • А что делать, если нас интересуют студенты из Харькова, стипендии у которых больше 1000? Тогда наш запрос будет выглядеть следующим образом:
  • SELECT * FROM Студенты WHERE Адрес = «Харьков» AND Стипендия > 1000;
  • а результирующая таблица примет следующий вид:

На создание сущности

Кроме добавления таблицы с помощью встроенного конструктора, иногда может потребоваться выполнение этой операции с помощью SQL запроса.

В большинстве случаев это нужно во время выполнения лабораторных или курсовых работ в рамках университетского курса, ведь в реальной жизни необходимости в этом нет.

Если вы, конечно, не занимаетесь профессиональной разработкой приложений. Итак, для создания запроса нужно:

  1. Перейти во вкладку «Создание».
  2. Нажать кнопку «Конструктор запросов» в блоке «Другие».
  3. В новом окне нажмите на кнопку SQL, после чего в текстовое поле введите команду:

CREATE TABLE Преподаватели (КодПреподавателя INT PRIMARY KEY, Фамилия CHAR(20), Имя CHAR (15), Отчество CHAR (15), Пол CHAR (1), Дата_рождения DATE,

Основной_предмет CHAR (200));

где «CREATE TABLE» означает создание таблицы «Преподаватели», а «CHAR», «DATE» и «INT» — типы данных для соответствующих значений.

  1. Кликните по кнопке «Выполнить».
  2. Откройте созданную таблицу.

Внимание! В конце каждого запроса должен стоять символ «;». Без него выполнение скрипта приведет к ошибке.

На добавление, удаление, редактирование

Здесь все гораздо проще. Снова перейдите в поле для создания запроса и введите следующие команды:

  • для заполнения кортежа: INSERT INTO ПреподавателиVALUES (1, ‘Иванова’, ‘Иванна’, ‘Ивановна’, ‘Ж’, ’05-06-1981′, ‘География’);
  • для редактирования записи: UPDATE Преподаватели SET Имя = ‘Анна’;
  • для удаления: DELETE * FROM Преподаватели WHERE Имя=’Анна’;.

Создание формы

При огромном количестве полей в таблице заполнять базу данных становится сложно. Можно случайно пропустить значение, ввести неверное или другого типа. В данной ситуации на помощь приходят формы, с помощью которых можно быстро заполнять сущности, а вероятность допустить ошибку минимизируется. Для этого потребуются следующие действия:

  1. Откройте интересующую таблицу.
  2. Перейдите во вкладку «Создание».
  3. Нажмите на необходимый формат формы из блока «Формы». Совет! Рекомендуется использовать «Разделенную форму» – кроме самого шаблона, в нижней части будет отображаться миниатюра таблицы, которая сделает процесс редактирования еще более наглядным.
  4. С помощью навигационных кнопок переходите к следующей записи и вносите изменения.

Все базовые функции MS Access 2007 мы уже рассмотрели. Остался последний важный компонент – формирование отчета.

Формирование отчета

Отчет – это специальная функция MS Access, позволяющая оформить и подготовить для печати данные из базы данных. В основном это используется для создания товарных накладных, бухгалтерских отчетов и прочей офисной документации.

Если вы никогда не сталкивались с подобной функцией, рекомендуется воспользоваться встроенным «Мастером отчетов». Для этого сделайте следующее:

  1. Перейдите во вкладку «Создание».
  2. Нажмите на кнопку «Мастер отчетов» в блоке «Отчеты».
  3. Выберите интересующую таблицу и поля, нужные для печати.
  4. Добавьте необходимый уровень группировки.
  5. Выберите тип сортировки каждого из полей.
  6. Настройте вид макета для отчета.
  7. Выберите подходящий стиль оформления. Внимание! В официальных документах допускается только стандартный стиль оформления.
  8. Просмотрите созданный отчет.

Если отображение вас не устраивает, его можно немного подкорректировать. Для этого:

  1. Нажмите ПКМ на вкладке отчета и выберите «Конструктор».
  2. Вручную расширьте интересующие столбцы.
  3. Сохраните изменения.

Вывод

Итак, с уверенностью можно заявить, что создание базы данных в MS Access 2007 мы разобрали полностью. Теперь вам известны все основные функции СУБД: от создания и заполнения таблиц до написания запросов на выборку и создания отчетов. Этих знаний хватит для выполнения несложных лабораторных работ в рамках университетской программы или использования в небольших личных проектах.

Для проектирования более сложных БД необходимо разбираться в объектно-ориентированном программировании и изучать такие СУБД, как MS SQL и MySQL. А для тех, кому нужна практика составления запросов, рекомендую посетить сайт SQL-EX, где вы найдете множество практических занимательных задачек.

Удачи в освоении нового материала и если есть какие-либо вопросы – милости прошу в комментарии!

Подписывайтесь на нашу Email-рассылку. Спамить не будем, обещаем!)

[contact-form-7 id=»16177″ title=»Подпись по email»]

Источник: https://geekon.media/sozdanie-bazy-dannyx-v-ms-access-2007/

Основы работы СУБД MS ACCESS

Рассмотрим работу СУБД на примере MS Access, входящей в профессиональный пакет MS Office.

В начале работы с Access происходит создание новой базы данных с присвоением файлу базы оригинального имени и расширения .mdb.

В каждой базе данных имеется окно базы. В этом окне находится панель Объекты с кнопками Таблицы, Запросы, Формы, Отчеты, Страницы, Макросы и Модули. Окно базы также содержит свою панель инструментов.

Следующий шаг – создание таблиц для хранения данных. К основным объектам Access помимо таблиц относятся запросы, отчеты, формы, макросы и модули. Но надо помнить, что таблица – основа базы данных, и все другие объекты зависят от данных таблиц.

Основные объекты базы данных Access можно создавать в режиме Мастер и в режиме Конструктор.

Таблицы

Таблицы – это основные объекты любой базы данных, в которых хранятся все данные, имеющиеся в базе, а также структура базы (поля, их типы и свойства). Все другие объекты (формы, отчеты, запросы) зависят от данных таблиц.

Создание таблиц с помощью мастера производится путем выбора типовой таблицы («Сотрудники», «Заказы» и т.д.) и необходимых полей из типовой таблицы или нескольких типовых таблиц. Выбранные имена полей можно редактировать. После ввода имени таблицы выбирается ключевое поле, позволяющее осуществлять связи между таблицами в базе данных.

При создании таблицы в режиме Конструктор выводится пустая структура таблицы, в которую необходимо ввести имена полей, указать типы данных в полях и задать размеры полей. В нижней части бланка структуры таблицы задаются свойства полей таблицы, позволяющие изменять способы хранения и отображения данных.

Поля таблиц базы данных не просто определяют структуру базы – они еще определяют групповые свойства данных, записываемых в ячейки, принадлежащие каждому из полей. Ниже перечислены основные свойства полей таблиц баз данных на примере СУБД Microsoft Access.

Характеристики полей базы данных:

· имя поля определяет, как следует обращаться к данным этого поля при автоматических операциях с базой (по умолчанию имена полей используются в качестве заголовков столбцов таблиц);

  • · тип поля определяет тип данных, которые могут содержаться в данном поле;
  • · размер поля определяет предельную длину (в символах) данных, которые могут размещаться в данном поле;
  • · формат поля определяет способ форматирования данных в ячейках, принадлежащих полю;
  • · маска ввода определяет форму, в которой вводятся данные в поле (средство автоматизации ввода данных);
  • · подпись определяет заголовок столбца таблицы для данного поля (если подпись не указана, то в качестве заголовка столбца используется свойство Имя поля);
  • · значение по умолчанию – то значение, которое вводится в ячейки поля автоматически (средство автоматизации ввода данных);
  • · условие на значение – ограничение, используемое для проверки правильности ввода данных (средство автоматизации ввода, которое используется, как правило, для данных, имеющих числовой тип, денежный тип или тип даты);
  • · сообщение об ошибке – текстовое сообщение, которое выдается автоматически при попытке ввода в поле ошибочных данных (проверка ошибочности выполняется автоматически, если задано свойство Условие на значение);
  • · обязательное поле – свойство, определяющее обязательность заполнения данного поля при наполнении базы;
  • · пустые строки – свойство, разрешающее ввод пустых строковых данных (от свойства Обязательное поле отличается тем, что относится не ко всем типам данных, а лишь к некоторым, например к текстовым);

· индексированное поле – если поле обладает этим свойством, то все операции, связанные с поиском или сортировкой записей по значению, хранящемуся в данном поле, существенно ускоряются. Кроме того, для индексированных полей можно сделать так, что значения в записях будут проверяться по этому полю на наличие повторов, что позволяет автоматически исключить дублирование данных.

Панель инструментов позволяет производить ряд операций с данными таблицы, такими, как сохранение, печать, сортировка, фильтрация, поиск. Перед печатью таблицы необходимо установить параметры страницы и сделать предварительный просмотр.

Запросы

Эти объекты служат для извлечения данных из таблиц и предоставления их пользователю в удобном виде.

С помощью запросов выполняют такие операции, как отбор данных, их сортировку и фильтрацию, а также преобразование данных по заданному алгоритму, создание новых таблиц, автоматическое заполнение таблиц данными, импортированными из других источников, выполнение вычислений и многое другое. Для разных действий создаются запросы разных типов.

Запрос-выборка предназначен для отбора данных, хранящихся в таблицах, и не изменяет эти данные.

Запрос-изменение используется для изменения или перемещения данных. К этому типу относятся: запрос на добавление записей, запрос на удаление записей, запрос на создание таблицы, запрос на обновление.

  1. Запрос с параметром позволяет определить одно или несколько условий отбора во время выполнения запроса.
  2. Ряд запросов строятся с использованием мастеров. Возможно создание запросов следующих видов:
  3. простой запрос, позволяющий выбирать поля из нескольких таблиц или запросов;
  4. перекрестный запрос вычисляет сумму, среднее значение, число элементов и значения других статистических функций, группируя данные и выводя их в компактном виде;
  5. повторяющиеся записи выполняют поиск одинаковых записей по какому-либо полю в таблице;
  6. записи без подчиненных находят все записи, не имеющие соответствующих записей в другой (связанной) таблице.
  7. После выбора Конструктора при создании запроса Access предлагается использовать бланк запроса по примеру QBE.

Для формирования условий отбора полезным является использование Построителя выражений, который запускается из контекстного меню, связанного со строкой Поле или Условие отбора на бланке запроса QBE. Особенно удобно пользоваться Построителем выражений при конкатенации текста – объединении в форме или отчете текстовых значений из нескольких полей.

Читайте также:  Что такое sd-steam.info и как его удалить

При составлении выражений используется несколько простых правил. Во-первых, выражение имеет всегда логический тип, т.е. его значение должно быть Да или Нет.

В бланке запроса опускается часть выражения, содержащая имя поля, потому что оно задано в той же колонке. Во-вторых, существуют определенные требования к синтаксису выражения: имена полей заключаются в квадратные скобки, а символьные контакты – в кавычки.

Имя объекта базы данных (таблицы, формы или запроса) отделяется от имени поля восклицательным знаком.

Окно построителя имеет четыре области со своими полосами прокрутки. В верхней области располагается создаваемое выражение. Три нижние используются для выбора элементов. Они заполняются по иерархическому принципу. Левая область содержит список всех источников данных для запроса.

Средний список служит для показа элементов, входящих в выбранный объект из левого списка. На рисунке в левом списке указаны имя запроса (Запрос 1) и имена таблиц и других объектов базы, а в средней части – имена полей, входящих в этот запрос или таблицу (Фамилия, Имя). Правый список служит для выбора объектов.

Кнопки с символами математических операций позволяют быстро вводить соответствующие символы в выражение.

Кроме традиционных математических действий существует еще несколько специальных операторов.

BETWEEN AND заменяет знаки «больше или равно» и «меньше или равно». Например, условие BETWEEN 1981 AND 1984 эквивалентно условию > =1981 AND

Источник: https://megaobuchalka.ru/6/38425.html

Тема 13. Система управления базами данных Microsoft Access

13.1. Основные понятия базы данных

Термин «база
данных»

появился в 60-х годах ХХ века. База
данных

( БД
) – это
любая совокупность связанной информации,
объединённой вместе по определённому
признаку. Например, в качестве базы
данных можно рассматривать расписание
движения поездов или книгу регистрации
данных о заказах покупателей и выполнении
заказов.

Компьютерная
база данных

это
реализованная с помощью компьютера
информационная модель, отражающая
состояние объектов и их отношения.
Информационной моделью (или структурой
данных) называют совокупность
взаимосвязанных данных.

Основным назначением
БД является быстрый поиск содержащейся
в них информации. Ручные или бумажные
БД имеют существенный недостаток – их
очень трудно модифицировать. Компьютерные
БД позволяют устранить многие проблемы,
свойственные ручным (бумажным) БД,
обладают большой компактностью.

При этом в качестве
базы данных рассматриваются только
набор данных, организованных определённым
образом.

Для того, чтобы создать свою
собственную базу данных, надо прежде
всего решить, из каких элементов она
будет состоять (например: фамилия, имя,
национальность, год рождения, адрес и
т. д.) Из этих элементов можно составить
записи, т. е. объединить их.

Объединяя
элементы в запись, мы устанавливаем
между ними определённую связь. Наличие
таких связей и определяет структуру
базы данных.

Базы данных,
соответственно типам информационных
структур, делят на три класса:

  • табличные (реляционные);
  • сетевые;
  • иерархические.

С понятием базы
данных тесно связано понятие системы
управления базой данных (СУБД).


Это комплекс программных средств,
предназначенных для создания структуры
новой базы, ее наполнения содержимым,
редактирования содержимого и отбора
отображаемых данных в соответствии с
заданным критерием, упорядочения,
оформления и последующей выдачи на
устройства вывода или передачи по
каналам связи.

В мире существует
множество систем управления базами
данных: dBase,
Paradox,
FoxPro,
Clipper,Oracle
и т. д.

Несмотря на то, что они могут по
– разному работать с разными объектами
и предоставляют пользователю различные
функции и средства, большинство СУБД
опираются на единый устоявшийся комплекс
основных понятий.

Это дает возможность
рассмотреть одну систему и обобщить ее
понятия, приемы и методы на весь класс
СУБД. В качестве такой системы мы выбрали
СУБД Microsoft
Access.

Реляционная база
данных.
База
данных, созданная в СУБД Access,
является реляционной базой данных. В
основе реляционной модели базы данных
лежит понятие отношения
(relation)
.
Концепция реляционной модели предложена
Е. Ф. Коддом в
1970 г.

Основным
объектом этой базы являются взаимосвязанные
двумерные таблицы. Таблица понятна,
обозрима и привычна для человека. Каждая
таблица состоит из строк и столбцов,
которые в компьютерных базах данных
называются записями
и полями,
соответственно.

Изменив состав полей
базовой таблицы, мы изменяем структуру
базы данных и. соответственно, получаем
новую базу данных.

Для однозначного
определения каждой записи таблица
должна иметь уникальный ключ (первичный
ключ). Этот ключ может состоять из одного
или нескольких полей. По значению ключа
отыскивается единственная запись.

Связи между
таблицами базы данных дают возможность
совместно использовать данные из разных
таблиц.

В нормализованной реляционной
базе данных связи характеризуются
отношениями типа один-к-одному (1:1) или
один-ко-многим(1:8?).Связь каждой пары
таблиц обеспечивается одинаковыми
полями в них – ключом связи.

Ключом
связи всегда является уникальный ключ
главной таблицы в связи. В подчиненной
таблице он называется внешним ключом.

Схема данных.
В СУБД Access
процесс создания реляционной базы
данных включает создание схемы данных.
Схема данных наглядно отображает таблицы
и связи между ними и обеспечивает
использование связей при обработке
данных. В схеме данных устанавливаются
параметры обеспечения связной целостности
в базе данных.

Поскольку СУБД
Access
является одним из приложений Windows,
входящих в интегрированную систему
Office,
интерфейс окна программы и его основные
компоненты – меню, панели инструментов,
справочная система, а также приемы
работы с клавиатурой и мышью используются
в работе аналогично другим приложениям
(Word,
Excel).Общий
вид окна программы приведен на рис. 7.
1.

  • Поля базы данных
    не просто определяют структуру базы –
    они еще определяют групповые свойства
    данных, записываемых в ячейки, принадлежащие
    каждому из полей.
  • Основные свойства
    полей таблиц баз данных СУБД Microsoft
    Access:
  • Имя поля
    – определяет, как следует обращаться
    к данным этого поля при автоматических
    операциях с базой (по умолчанию имена
    полей используются в качестве заголовков
    столбцов таблиц);
  • Тип поля
    – определяет тип данных, которые могут
    содержаться в данном поле;
  • Размер поля
    – определяет предельную длину (в
    символах) данных в ячейках, принадлежащих
    полю;
  • Маска ввода
    – определяет форму, в которой вводятся
    данные в поле (средство автоматизации
    ввода данных);
  • Подпись
    – определяет заголовок столбца таблицы
    для данного поля (если подпись не указана,
    то в качестве заголовка столбца
    используется свойство Имя поля);
  • Значение по
    умолчанию

    – то значение, которое вводится в ячейки
    поля автоматически (средство автоматизации
    ввода данных);
  • Условие на
    значение

    ограничение, используемое для проверки
    правильности ввода данных;
  • Сообщение об
    ошибке

    текстовое сообщение, которое выдается
    автоматически при попытке ввода в поле
    ошибочных данных;
  • Обязательное
    поле

    свойство, определяющее обязательность
    заполнения данного поля при наполнении
    базы;
  • Пустые строки
    – свойство, разрешающее ввод пустых
    строковых данных (в основном это касается
    текстовых данных);

Индексированное
поле
– если
поле обладает этим свойством, все
операции, связанные с поиском или
сортировкой записей по значению,
хранящемуся в данном поле, существенно
ускоряются. По этому полю так же
проверяются значения записей на наличие
повторов.

  1. Свойства полей
    различаются в зависимости от типа
    данных. Базы данных Microsoft
    Access
    работают со следующими типами данных:
  2. Текстовый
    – тип данных, используемый для хранения
    обычного неформатированного текста
    ограниченного размера (до 255 символов);
  3. Поле Мемо
    – специальный тип для хранения больших
    объемов текста (до 65535 символов). Физически
    в поле хранится указатель на другое
    место базы данных, в котором хранится
    непосредственно текст, но для пользователя
    такое разделение незаметно;
  4. Числовой
    – тип данных для хранения действительных
    чисел;
  5. дата/время
    – тип данных для хранения календарной
    даты и текущего времени;
  6. денежный
    – тип данных для хранения денежных
    сумм;
  7. счетчик
    – специальный тип данных для хранения
    уникальных (не повторяющихся в поле)
    натуральных чисел с автоматическим
    наращиванием;
  8. логический
    – тип для хранения логических данных
    (могут принимать только два значения,
    например, да или нет);
  9. поле объекта OLE– специальный
    тип данных, предназначенный для хранения
    объектов OLE,
    например мультимедийных;

гиперссылка
– специальное поле для хранения адресов
URL
WEB-объектов
Интернета. При щелчке на ссылке
автоматически происходит запуск броузера
и воспроизведение объекта в его окне.

Перед созданием
базы данных должна быть определена
логическая структура базы – состав
таблиц, их структура и межтабличные
связи.

Объектами базы
данных помимо таблиц являются также
запросы,
формы, отчеты, макросы и модули,

создание которых существенно упрощает
работу пользователя с массивами данных.

Формы
используются для ввода и просмотра
таблиц в окне формы. Формы позволяют
ограничить объём информации, отображаемой
на экране, и представить её в требуемом
виде. С помощью Мастера можно создать
форму, поместив в неё поля исходной
таблицы, расположенные в соответствии
с одним из заранее созданных шаблонов.
С помощью конструктора форм можно
создавать формы любой степени сложности.

Запрос
является средством извлечения информации
из базы данных, причём данные могут быть
распределены среди нескольких таблиц.
Результатом выполнения запроса является
таблица, которая может быть использована
наряду с другими таблицами базы данных
при обработке данных.

В Microsoft Access для
формирования запросов используется
способ, получивший название запроса
по
образцу
.
Используя это средство, на основании
визуальной информации можно извлечь
нужные данные из одной или нескольких
таблиц.

Запрос может формироваться с
помощью QBE
– запросов по образцу или с помощью
инструкции SQL
— языка структурированных запросов.

Отчет
формируется для создания бумажного
документа, т.е. для распечатки данных.

Макросы
предназначены
для автоматизации часто выполняемых
операций. Каждый макрос содержит одну
или несколько макрокоманд, каждая из
которых выполняет определённое действие,
например, открывает форму или печатает
отчёт.

Для реализации
практических задач пользователя
разработчику приходится использовать
средства программирования: язык
макрокоманд и язык Visual
Basic
for
Applications
(VBA).
Макросы и модули,
созданные программистом, оперируют
запросами, формами и отчетами и объединяют
разрозненные действия в единую задачу
пользователя.

В окне базы данных
Access
наряду со списком объектов представлены
ярлыки для быстрого запуска Мастеров
или Конструкторов создания нового
объекта.

Мастера Access
позволяют автоматизировать процесс
создания таблиц базы данных, форм,
запросов, отчетов и страниц доступа к
данным.

Размещение базы
данных.
Все
таблицы базы данных, а также другие
объекты Access
– формы, запросы, отчеты, макросы и
модули, построенные для этой базы, и
внедренные объекты – могут размещаться
на диске в одном файле базы данных
формата .mdb.
Это упрощает технологию ведения базы
данных и приложения пользователя.

Обеспечивается высокая компактность
размещения всех объектов базы данных.
Приложение базы данных которая создается
программой VBA,
может быть скомпилирована и сохранено
в файле приложения формата .mde.
При этом исходные программы на VBA
удаляются, а база данных сжимается, что
значительно сокращает размер файла.

После компиляции объекты базы данных
не могут быть изменены.

При работе с базой
данных коллективного пользования в
сети с файловым сервером Accessпредоставляет
возможность записать в отдельный файл
от базы данных на сервере те объекты,
которые составляют приложение
пользователя. Этот файл размещается на
всех компьютерах пользователей,
работающих с общей базой данных.
Приложение можно модифицировать в
соответствии с потребностями пользователя.

В Access
включены средства разработки проекта
– приложения, обеспечивающего работу
с базой данных, размещенной на SQL
– сервере. Проект размещается в файле
.adp
на компьютере пользователя. При создании
проекта пользователь может создать
базу данных на SQL
– сервере или использовать уже
существующую.

Источник: https://studfile.net/preview/5023644/page:48/

Microsoft Access

Microsoft Access Скриншот Microsoft Access 2010

Тип

РСУБД

Разработчик

Microsoft

Операционная система

Microsoft Windows 10

Первый выпуск

ноябрь 1992

Последняя версия

2019(2018)

Читаемые форматы файлов

DBF, Microsoft Access Database, version 2007[d], Microsoft Access Database[d], FDB (Legacy Family Tree)[d][1], Access Project file format[d], Access Add-in file format[d], ACCDA file format[d], MDE file format[d], ACCDE file format[d], ADE file format[d], Access Blank Project Template[d] и Access Database Runtime[d]

Читайте также:  Какую внешнюю видеокарту выбрать для ноутбука

Создаваемые форматы файлов

DBF, Microsoft Access Database, version 2007[d], Microsoft Access Database[d], Access Project file format[d], Access Add-in file format[d], ACCDA file format[d], MDE file format[d], ACCDE file format[d], ADE file format[d], Access Blank Project Template[d] и Access Database Runtime[d]

Лицензия

Проприетарное программное обеспечение EULA

Сайт

microsoftaccess.com
 Медиафайлы на Викискладе

Microsoft Office Access или просто Microsoft Access — реляционная система управления базами данных (СУБД)[2] корпорации Microsoft. Входит в состав пакета Microsoft Office. Имеет широкий спектр функций, включая связанные запросы, связь с внешними таблицами и базами данных. Благодаря встроенному языку VBA, в самом Access можно писать приложения, работающие с базами данных.

Состав программного продукта

Основные компоненты MS Access:

  • построитель таблиц;
  • построитель экранных форм;
  • построитель SQL-запросов (язык SQL в MS Access не соответствует стандарту ANSI);
  • построитель отчётов, выводимых на печать.

Они могут вызывать скрипты на языке VBA, поэтому MS Access позволяет разрабатывать приложения и БД практически «с нуля» или написать оболочку для внешней БД.

Microsoft Jet Database Engine (англ.

), которая используется в качестве движка базы данных MS Access, является файл-серверной СУБД и потому применима лишь к приложениям, работающим с небольшими объёмами данных и при небольшом числе пользователей, одновременно работающих с этими данными. Непосредственно в Access отсутствует ряд механизмов, необходимых в многопользовательских базах данных, таких, например, как триггеры.

Взаимодействие с другими СУБД

Встроенные средства взаимодействия MS Access со внешними СУБД с использованием интерфейса ODBC снимают ограничения, присущие Microsoft Jet Database Engine. Инструменты MS Access, которые позволяют реализовать такое взаимодействие, называются «связанные таблицы» (связь с таблицей СУБД) и «запросы к серверу» (запрос на диалекте SQL, который «понимает» СУБД).

Корпорация Microsoft для построения полноценных клиент-серверных приложений на базе MS Access рекомендует использовать в качестве движка базы данных СУБД MS SQL Server. При этом имеется возможность совместить с присущей MS Access простотой инструменты для управления БД и средства разработки.

Известны также реализации клиент-серверных приложений на базе связки Access 2003 c другими СУБД, в частности, MySQL [1].

Совместимость Access со сторонними источниками данных

СУБД (Источник данных)
Версия Access
Драйвер
Обновляемые запросы
Файлы Excel все встроенный Нет
SQLite Да
MySQL 2000-2003 MyODBC v.3.51.X, 5.1.X Да
PostgreSQL psqlODBC driver Да
Firebird Да
1C v.7.7 (dbf) 2003 Visual FoxPro ODBC driver v.6.01.8629.01 Нет
Paradox
Oracle
Текстовые файлы все встроенный Нет
Таблицы html все встроенный Нет

Сохранение в Access

Access, при работе с базой данных, иначе взаимодействует с жёстким (или гибким) диском, нежели другие программы.

В Access новая редакция содержимого изменённой ячейки таблицы записывается на диск (сохраняется) сразу, как только курсор клавиатуры будет помещён в другую ячейку (или новая редакция изменённой записи записывается на диск сразу, как только курсор клавиатуры будет поставлен в другую запись (строку)).
Таким образом, при сбое электропитания потери данных будут минимальными — только в той записи, которая редактировалась на момент сбоя.

Целостность данных в Access обеспечивается также за счёт механизма транзакций.

Кнопка «Сохранить» в Access тоже есть,
но в Access в режиме просмотра данных она нужна, в первую очередь, для сохранения изменённого режима показа таблицы или другого объекта —
то есть, для сохранения таких изменений, как:

  • изменение ширины столбцов и высоты строк,
  • перестановка столбцов в режиме просмотра данных, «закрепление» столбцов и освобождение закреплённых столбцов,
  • изменение сортировки,
  • применение нового фильтра,
  • изменение шрифта; цвета текста, сетки и фона,
  • и т. п.

Кроме того, в Access эта кнопка нужна в режиме «Конструктор» для сохранения изменений структуры объекта базы данных, сделанных в этом режиме.

Обслуживание базы данных

Стиль этого раздела неэнциклопедичен или нарушает нормы русского языка.Следует исправить раздел согласно стилистическим правилам Википедии. (08 июня 2016)

Даже если в процессе работы с файлом базы данных не применялся режим «Конструктор» и новые данные в базу данных не добавлялись
(то есть если база данных только просматривалась), то всё равно файл базы данных имеет тенденцию со временем, в процессе работы с ним, всё больше и больше увеличиваться в размере.

Очень способствует увеличению размера файла применение новых сортировок и фильтров (особенно если было применено несколько разных, сильно отличающихся друг от друга сортировок/фильтров).

Это приращение размера файла является, фактически, пустотой, но эта пустота лежит внутри файла, увеличивая его объём.

Чтобы вернуть файлу базы данных нормальный (минимальный) размер, в Access есть функция «Сжать и восстановить базу данных» (при использовании этой функции вся информация из файла базы данных сохраняется). Также базу данных можно запустить с параметром /compact, что выполнит сжатие автоматически и закроет базу по окончании процесса.

Версии

  • 1992: Access 1 для Windows 3.0
  • 1993: Access 2.0 для Windows 3.1x (Microsoft Office 4.3)
  • 1995: Access 7 для Windows 95 (Microsoft Office 95)
  • 1997: Access 97 (Microsoft Office 97)
  • 1999: Access 2000 (Microsoft Office 2000)
  • 2001: Access 2002 (Microsoft Office XP)
  • 2003: Access 2003 (из комплекта программ Microsoft Office 2003)
  • 2007: Microsoft Office Access 2007 (из комплекта программ Microsoft Office 2007)
  • 2010: Microsoft Office Access 2010 (из комплекта программ Microsoft Office 2010)
  • 2012: Microsoft Access 2013 (из офисного пакета приложений Microsoft Office 2013)
  • 2015: Microsoft Access 2016 (из офисного пакета приложений Microsoft Office 2016)
  • 2018: Microsoft Access 2019 (из офисного пакета приложений Microsoft Office 2019)

Практические аспекты лицензирования Access

Microsoft Access является проприетарным программным обеспечением, то есть для его использования необходимо приобрести лицензию. Однако для использования готовых приложений, созданных с помощью Access, лицензия не требуется. Для работы такого приложения необходима runtime-версия Access [2], которая распространяется бесплатно.

Корпорация Microsoft распространяет полнофункциональную версию Access как отдельно, так и совместно с другими приложениями (Word, Excel и др.) в составе пакетов Microsoft Office Professional, Microsoft Office Professional Plus и Microsoft Office Enterprise.

См. также

  • OpenOffice.org Base
  • Kexi
  • MDB Tools
  • libreoffice base

Примечания

  1. ↑ http://fileformats.archiveteam.org/wiki/FDB_(Legacy_Family_Tree)
  2. Connolly T. M., Begg C. E. Database systems: a practical approach to design, implementation, and management. — Addison-Wesley, 2005. — P. 226. — 1374 p. — ISBN 9780321210258.

Литература

  • Лори Ульрих Фуллер, Кен Кук. Access 2010 для чайников = Access 2010 For Dummies. — М.: «Диалектика», 2010. — С. 384. — ISBN 978-5-8459-1707-2.
  • Элисон Балтер. Microsoft Office Access 2007: профессиональное программирование = Alison Balter's Mastering Microsoft Office Access 2007 Development. — М.: «Вильямс», 2008. — С. 1296. — ISBN 978-5-8459-1505-4.
  • Майкл Грох, Джозеф Стокман, Гэвин Пауэлл. Microsoft Office Access 2007. Библия пользователя = Microsoft Office Access 2007 Bible. — М.: «Диалектика», 2008. — С. 1200. — ISBN 978-5-8459-1485-9.
  • Лори Ульрих Фуллер, Кен Кук, Джон Кауфельд , Microsoft Office Access 2007 для «чайников» / Пер. с англ. — М.: 2007. — 384 стр. с ил., Издательство «Диалектика».
  • Джон Кауфельд , Microsoft Office Access 2003 для «чайников» / Пер. с англ. — М.: 2006. — 320 стр. с ил., Издательство «Диалектика».
  • Мэтью Мак-Дональд. Access 2007. Недостающее руководство = Access 2007 The missing manual. — СПб.: «БХВ-Петербург», 2007. — С. 784. — ISBN 978-5-7502-0343-3.

Ссылки

Официальный сайт Microsoft Office

Источник: https://ru.wikipedia.org/wiki/Microsoft_Access

Система управления базами данных Microsoft Access

  • Лабораторная работа по
  • с
    истеме управления базами данных
    Microsoft
    Access
  • Цель: освоить среду системы управления базами данных
  • Теоретическая часть:
  • База данных (БД)
    – это структурированная совокупность данных, отражающая свойства и состояние объектов конкретной предметной области и связи между ними.
  • Система управления базами данных (СУБД)
    – это комплекс программных средств, предназначенных для создания, накопления, обработки и управления БД.
  • В теории СУБД выделяют три основные типы организации БД: иерархическая (элементы связаны отношением подчиненности, при этом каждый элемент может подчиняться только одному какому-нибудь элементу); сетевая (расширение иерархического – в отличие от иерархического в сетевой модели запись-потомок может иметь любое количество предшествующих записи); реляционная (БД представлена в виде совокупности взаимосвязанных таблиц).

Наибольшее распространение получили СУБД, основанные на реляционной модели данных, предложенной Э.Ф. Коддом.

  1. Одной из наиболее распространенных СУБД является MSAccess, входящий в состав профессиональной версии пакеты MicrosoftOffice.
  2. Популярность MSAccess во многом объясняется следующими ее свойствами:
  3. — направленность на пользователей самых различных уровней подготовки;
  4. — наличие удобных визуальных средств разработки;
  5. — возможность интеграции с другими программными продуктами пакета MicrosoftOffice.
  6. СУБД MSAccess состоит из шести основных компонентов:
  7. — таблицы – для хранения структуры БД и самих данных;
  8. — запросы – для создания QBE и SQL запросов к БД (для поиска информации в БД);
  9. — формы – для удобства ввода, просмотра и редактирования данных;
  10. — отчеты – для подготовки и оформления данных в виде документа для распечатки на принтере;
  11. — страницы – для обеспечения доступа в БД с Web – страницы;
  12. — макросы – для автоматизации выполнения повторяющихся операций (макрос состоит из последовательности внутренних команд СУБД);
  13. — модули – для автоматизации выполнения стандартных операций и создания новых процедур средствами языка программирования VisualBasic.
  14. Таблица

Таблица состоит из простейших объектов, называемых полем (столбец) и записью (строка). Каждая поле предназначается для хранения данных только одного определенного типа.

  • Основными характеристиками поля являются его имя (последовательность символов, кроме знаков препинания – должен быть информативным, но кратким) и тип (характеризует содержание данных).
  • Основные типы полей:
  • — текстовый – для хранения данных в виде совокупности символов;
  • — числовой – для хранения числовых данных;
  • — логический – для хранения логических данных, имеющих только одно из двух значений – истина/ложь;
  • — Дата/время – для ввода даты или времени;
  • — MEMO – для обеспечения возможности работы с длинными текстами;
  • — счетчик – специальное числовое поле для нумерации записей;
  • — денежный – для удобства работы с числами, обозначающими денежные суммы;
  • — объект OLE – для обеспечения возможности хранения рисунков, картинок, звука, видеофрагментов.

Одно из полей таблицы назначают ключевым полем (чаще всего называют первичным ключом, обязательно тип — счетчик), т.е. полем, значение которого однозначно определяет запись.

При заполнении строк, т.е. при вводе записей, запрещается допускать в тексте кавычки, но обязательно нужно соблюдать типы полей.

Схема данных

Механизм описания логической связи между таблицами MSAccess реализован в виде объекта называемого схемой данных. В данном объекте связи между таблицами организуются через ключевые поля таблиц.

  1. Выделяют несколько типов связи:
  2. — схема «один-ко-одному» — одному значению поля одной таблицы соответствует одно значение поля другой таблицы;
  3. — схема «один-ко-многим» — одному значению поля одной таблицы («главная таблица») соответствует несколько значений поля другой таблицы («подчиненная таблица»);
  4. — схема «многие-ко-многим» — нескольким значениям поля одной таблицы соответствует несколько значений поля другой таблицы.
  5. Чаще всего в реляционных БД встречается отношение «один-ко-многим».
  6. Типовые действия, допустимые в
    Access
    :
  7. Практическая часть:
  8. Задание:
  1. Создать базу данных с именем «Группа МПО-10-1»;
  2. Создать три таблицы и заполнить информацией (минимум по 5 строк):
  • а) «Студент», имеющую следующие поля:
  • — Код_студента (тип — счетчик);
  • — ФИО_студента (тип — текстовый);
  • — Пол (тип — логический);
  • — Дата_рождения (тип – дата/время);
  • б) «Предмет», имеющую следующие поля:
  • — Код_предмета (тип — счетчик);
  • — Предмет (тип — текстовый);
  • — ФИО_преподавателя (тип — текстовый) (при заполнении строк, учесть случай, когда один преподаватель читает несколько дисциплин);
  • в) «Успеваемость», имеющую следующие поля:
  • — Код_успеваемости (тип — счетчик);
  • — Код_студента (тип — числовой);
  • — Код_предмета (тип — числовой);
  • — Оценка (тип — числовой).
  1. Связать созданные таблицы, т.е. создать схему данных;
  2. Добавить в таблицу «Студент» поле хобби и заполнить его записями;
  3. Найти и заменить фамилию одной студентки, используя функции поиска и замены данных (случай, когда выходят замуж и меняют фамилии);
  4. Сделать фильтрацию по ФИО преподавателей таблицы «Предмет»;
  5. Сделать сортировку в таблице «Успеваемость» по полю Код_студента.

Источник: https://mirznanii.com/a/309258/sistema-upravleniya-bazami-dannykh-microsoft-access

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector