Как настроить автоответ в outlook

В отпуске совсем не хочется читать корпоративную почту и отвлекаться на рабочие моменты. Автоответ в Outlook позволяет оповестить коллег и клиентов о вашем отсутствии на рабочем месте и невозможности ответить на письмо.

Вы можете написать любую уточняющую информацию, например, телефон коллеги, подменяющего вас на период отпуска и сразу перенаправить все письма на его почтовый ящик.

Функция доступна во всех версиях программы и активируется очень просто. Давайте разберемся, как настроить автоответ в Outlook 2007 и более новых версиях.

Настройка автоматического ответа Outlook 2007

Уже 10 лет прошло с момента выхода Outlook 2007, но его до сих пор активно используют пользователи слабых компьютеров. Поэтому для начала необходимо рассказать о настройке автоответа в этой версии Outlook, тем более, что она значительно отличается от новых версий.

Автоответ в Outlook 2007 называется «Заместитель». Для его настройки перейдите в меню «Сервис» — «Заместитель».

  • Как настроить автоответ в outlook
  • Отметьте пункт «Меня нет на работе» и напишите текст уведомления, которое должны получать люди, когда вас нет на месте.
  • Как настроить автоответ в outlook

Обратите внимание. Правила обработки сообщений находятся в этом же меню, под текстом вашего автоответа.

После внесения всех изменений закройте окно «заместителя» нажав кнопку ОК.

Настройка автоматического ответа Outlook 2010

Чтобы настроить автоответ в Outlook 2010 кликните меню «Файл» в левом верхнем углу. Перейдите в меню «Сведения» и выберите там пункт «Автоответы».

Как настроить автоответ в outlook

В открывшемся окне вы можете включить или отключить автоответы. По умолчанию автоответчик отключен. Для включения автоответов выберите пункт «Отправлять автоответы».

Если вы покидаете рабочее место на известное время, например, улетаете в отпуск, то вы можете установить временные рамки, в которые автоответы будут действовать. Для указания периода действия поставьте галку рядом с пунктом «Отправлять только в течении следующего периода» и укажите время и дату действия автоответов.

  1. Если галка не стоит, то автоответы будут включены пока вы их не отключите.
  2. Как настроить автоответ в outlook
  3. Далее вам необходимо придумать текст письма для отправителей, когда вы в отпуске или в командировке.
  4. Пример автоответа Outlook 2010 на время отпуска:

Добрый день!

В период с 1 по 14 июля я нахожусь в отпуске и не могу ответить на ваше письмо. На период моего отсутствия по всем вопросам обращайтесь к моему коллеге Петровой Анне.

Телефон: +7 123 456-78-90

Почта: petrova@computernores.ru

Пример автоответа Outlook 2010 на время командировки:

  • Приветствую!
  • До 10 июля я нахожусь в командировке и к сожалению, не могу ответить вам сейчас.
  • Если вопрос срочный, свяжитесь со мной по телефону +7 123 456-78-90.

Вставьте текст автоответа в поле «В пределах организации».

Как настроить автоответ в outlook

Рекомендую перейти на закладку «За пределами организации», поставить галку «Автоответ за пределами организации» и вставить туда такой же текст. Таким образом, все отправители получат уведомления о вашем отсутствии.

Можно создать правила автоответчика, которые будут применяться в момент вашего отсутствия. Нажмите «Правила» в текущем окне.

  1. Как настроить автоответ в outlook
  2. Чтобы создать правило нажмите кнопку «Добавить».
  3. Как настроить автоответ в outlook

В открывшемся меню вы можете сделать так, чтобы письма, полученные от определенного человека (например, очень важного клиента) перенаправлялись вашему коллеге. Или чтобы письма содержащие в теме письма слово «счёт» сразу  отправлялись в бухгалтерию.

  • Как настроить автоответ в outlook
  • После создания нажмите два раза кнопку ОК, чтобы выйти из режима настроек автоответов.
  • На этом настройка автоответов в Outlook 2010 завершена.

Настройка автоматического ответа Outlook 2013 и Outlook 2016

  1. Настройка автоответа в Outlook 2013 и 2016 идентична, поэтому рассматривать будем на примере более новой версии.
  2. Откройте Outlook и зайдите в меню «Файл» в левой верхней части программы.
  3. Как настроить автоответ в outlook
  4. Зайдите в закладку «Сведения» и выберите «Автоответы».
  5. Как настроить автоответ в outlook
  6. Откроется окно создания автоответов, которое в принципе идентично Outlook 2010.
  7. Для включения автоответов поменяйте переключатель на пункт «Отправлять автоответы».

Чтобы автоматические ответы в Outlook отправлялись только в определенный период, поставьте галку рядом с пунктом «Отправлять только в течении следующего периода». Не забудьте указать время начала и конца действия автоответчика. Например, дату своего последнего дня перед отпуском и дату первого рабочего дня после отпуска.

Напишите текст, который будут получать ваши отправители в период вашего отсутствия.

Пример автоответа Outlook 2013 и Outlook 2016:

  • Приветствую!
  • До 18 июля включительно я нахожусь в отпуске.
  • По всем вопросам обращайтесь к Козлову Виктору.
  • Почта: kozlov@computernotes.ru
  • Сайт: computernotes.ru
  • Телефон: +7 (123) 456-78-90

При необходимости отформатируйте текст, выбрав предпочитаемый размер и цвет шрифта.

Напишите текст автоматического ответа для отправителей вне вашей организации. Для этого перейдите на вкладку «За пределами организации» и включите этот пункт.

Нажав на кнопку «Правила», можно точечно настроить обработку входящих писем. Программа позволяет настраивать множество параметров и условий входящей почты.

Для примера на картинке, показано правило, которые пересылает все письма с почтового ящика 12345@computernotes.ru с темой СРОЧНО на адрес kozlov@computernotes.ru.

  1. После завершения нажмите кнопку «ОК», чтобы закрыть окно.
  2. Изменить автоответы и настроенные правила можно в любой момент вернувшись в меню «Пуск» — «Сведения» — «Автоответы».

Видео создания автоответов в Outlook

Ниже я предлагаю посмотреть несколько видео инструкций по созданию автоответов в Outlook. Если у вас остались какие-либо вопросы обязательно задавайте их в х.

Источник: https://computernotes.ru/programmy/kak-nactroit-avtootvet-outlook-2007-2010-2013-2016.html

Как сделать автоответ в Outlook 2010: как настроить его или отключить в версиях 2013, 2016, 2007, инструкция со скриншотами

Автоответчик в Outlook пригождается в тех случаях, когда у вас не будет возможности отвечать на поступающие письма самостоятельно. Вместо вас это будет делать программа, используя ранее заготовленный вами шаблон. Ниже будет продемонстрировано, как сделать, настроить или отключить автоответ в Outlook 2007, 2010, 2013 и других версиях через аккаунт Exchange и без него.

Как сделать автоответ в Outlook 2010 и других версиях: активация заместителя с аккаунтом Exchange

Обычно учётная запись Exchange присутствует на корпоративных компьютерах, а на личных не используется. Убедиться в том, какая у вас учётная запись, можно по строке состояния в правом или левом нижнем углу программы. В ней должно быть написано «Подключён к Microsoft Exchange», если вы авторизованы через аккаунт Exchange.

Включение автоответчика в различных версиях Outlook будет немного отличаться, поэтому инструкции будут представлены отдельно для каждого года. Версия Outlook будет соответствовать версии Microsoft Office, установленном на вашем компьютере.

Outlook 2010, 2013, 2016

  1. Находясь в главном меню программы, кликнете по кнопке «Создать сообщение», чтобы перейти к написанию шаблона для будущего самоотправляющегося ответа.Как настроить автоответ в outlook

    Нажимаем кнопку «Создать сообщение»

  2. Заполните поле для сообщения словами, которые будут отсылаться человеку, отправляющему вам сообщение.Как настроить автоответ в outlook

    Прописываем текст сообщения

  3. Разверните отдел «Файл», кликнете в нем по кнопке «Сохранить как».Как настроить автоответ в outlook

    Нажимаем кнопку «Сохранить как»

  4. Назовите элемент как вам удобно и установите для него расширение «Шаблон Outlook (*oft)».Как настроить автоответ в outlook

    Выбираем формат «Шаблон Outlook»

  5. Используйте кнопку «Сохранить».Как настроить автоответ в outlook

    Нажимаем кнопку «Сохранить»

  6. Вернитесь к программе и, развернув отдел «Файл», перейдите к разделу «Управление правилами и оповещениями».Как настроить автоответ в outlook

    Выбираем пункт «Управление правилами и оповещениями»

  7. Откроется окошко, в нём нужно использовать кнопку «Новое правило».Как настроить автоответ в outlook

    Нажимаем кнопку «Новое»

  8. В блоке «Начать с пустого правила» отметьте вариант «Применение правила к полученным мной сообщениям».Как настроить автоответ в outlook

    Выбираем вариант «Применение правила к полученным мной сообщениям»

  9. Выберите, в каких случаях будет срабатывать автоответчик.Как настроить автоответ в outlook

    Выбираем, когда будет действовать автоответчик

  10. В шаге №1 выберите функцию «Ответить, используя указанный шаблон».Как настроить автоответ в outlook

    Выбираем пункт «Ответить, используя указанный шаблон»

  11. В шаге №2 нажмите на синенький текст «Указанный шаблон».

    Нажимаем кнопку «Указанный шаблон»

  12. Укажите путь шаблона, который вы создали ранее.

    Указываем путь до заранее созданного шаблона

  13. Откроется окошко «Завершение настройки правила». В блоке «Шаг 1» пропишите название для создаваемого правила, а в блоке «Шаг 2» выберите режим «Включить правило», в блоке «Шаг 3» проверьте правильность введённых данных.

    Проверяем правильность настроек

  14. Нажмите кнопку «Готово». На этом создание автоответчика закончено, а сам он активирован.

    Нажимаем кнопку «Готово»

  1. Разверните меню «Файл», в нём перейдите по пути «Создать» — «Почтовое сообщение».

    Нажимаем кнопку «Почтовое сообщение»

  2. Напишите текст, который будет в будущем автоматически отсылаться написавшим вам людям.

    Пишем текст

  3. Начните сохранение шаблона, нажав кнопку «Сохранить как».

    Кликаем по кнопке «Сохранить как»

  4. Назовите элемент и выставьте для него расширение «Шаблон Outlook (*oft)».

    Ставим формат «Шаблон Outlook»

  5. Вернитесь к программе и разверните меню «Сервис».

    Разворачиваем меню «Сервис»

  6. Выберите функцию «Правила и оповещения».

    Выбираем пункт «Правила и оповещения»

  7. Откроется окошко, в котором нужно будет нажать кнопку «Новое правило».

    Кликаем по кнопке «Новое правило»

  8. В блоке «Начать с пустого правила» отметьте вариант «Применение правила к полученным мной сообщениям».

    Выбираем пункт «Применение правила к полученным мной сообщениям»

  9. Выберите, в каких случаях будет срабатывать автоответчик.

    Отмечаем параметры, при которых автоответчик будет активироваться

  10. В блоке «Шаг 1» выберите функцию «Ответить, используя указанный шаблон».

    Выбираем вариант «Ответить, используя указанный шаблон»

  11. В блоке «Шаг 2» нажмите на синенький текст «Указанный шаблон».

    Кликаем по кнопке «Указанный шаблон»

  12. Укажите путь шаблона, который вы создали ранее.

    Нажимаем кнопку «Обзор»

  13. Откроется окошко «Завершение настройки правила». В блоке «Шаг 1» пропишите название для создаваемого правила, а в блоке «Шаг 2» выберите режим «Включить правило», в блоке «Шаг 3» проверьте правильность введённых данных.

    Проверяем выставленные параметры

  14. Нажмите кнопку «Готово». На этом создание автоответчика закончено, а сам он активирован.

    Кликаем по кнопке «Готово»

Читайте также:  Какая сборка windows 7 самая быстрая

Если вы авторизованы в программе не через аккаунт Exchange, то можете воспользоваться этим способом для создания автоответчика.

Outlook 2010, 2013, 2016

  1. Откройте меню «Файл».

    Разворачиваем меню «Файл»

  2. Перейдите к пункту «Сведения».

    Выбираем пункт «Сведения»

  3. Используйте кнопку «Автоответы».

    Нажимаем кнопку «Автоответы»

  4. Включите функцию, выбрав параметр «Отправлять автоответ об отсутствии». Здесь же вы можете выбрать период, в течение которого будет работать автоответчик, или, сняв галочку с пункта «Отправлять только в течение следующего периода», снять временные ограничение на его действия. Вкладка «В пределах организации» нужна для тех случаев, когда вы оставляете сообщение для сотрудников вашей компании, а вкладка «За её пределами» — для всех остальных лиц.

    Настраиваем параметры автоответов

  5. Введите текст, который будет отсылаться автоматически. Готово, автоответчик создан.

    Вводим текст для сообщения

  1. Разверните вкладку «Сервис» в главном меню программы.

    Выбираем меню «Сервис»

  2. Выберите пункт «Заместитель».

    Выбираем пункт «Заместитель»

  3. Включите функцию, выбрав параметр «Отправлять автоответ об отсутствии». Здесь же вы можете выбрать период, в течение которого будет работать автоответчик, или, сняв галочку с пункта «Отправлять только в течение следующего периода», снять временные ограничение на его действия. Вкладка «В пределах организации» нужна для тех случаев, когда вы оставляете сообщение для сотрудников вашей компании, а вкладка «За её пределами» — для всех остальных лиц.

    Выбираем настройки заместителя

  4. Введите текст, который будет отсылаться автоматически. Готово, автоответчик создан.

    Вводим текст для автоответа

Как отключить автоответ на поступающие сообщения зависит от того, каким способом вы его включали: с учетной записью Exchange или без нее.

С аккаунтом Exchange

  1. Разверните вкладку «Файл».

    Выбираем раздел «Файл»

  2. Перейдите к разделу «Управление правилами и оповещениями».

    Кликаем по кнопке «Управление правилами и оповещениями»

  3. В открывшемся окошке расположены все правила, создаваемые вами ранее. Уберите галочку с того, которое хотите отключить.

    Снимаем галочку

Без аккаунта Exchange

  1. Откройте меню «Файл».

    Раскрываем меню «Файл»

  2. Перейдите к пункту «Сведения».

    Выбираем подраздел «Сведения»

  3. Кликнете по кнопке «Автоответы».

    Используем кнопку «Автоответы»

  4. Выберите первый вариант «Не отправлять автоответы». Кликнете по кнопке «ОК». Готово, автоответы отключены.

    Выбираем параметр «Не отправлять автоответы»

Заместитель — функция, которая пригодится людям, отсутствующим на рабочем месте, или тем, кто не хочет отвечать на определённый тип сообщений вручную. Учтите, что автоматический ответ будет отсылаться пользователю, отправившему вам сообщение, только один раз. На все последующие его сообщения автоответчик отвечать не будет. Счётчик обнулится, когда вы вручную запустите Outlook.

  • Денис Долгополов
  • Распечатать

Источник: https://kompkimi.ru/intrenetseti/kak-sdelat-avtootvet-v-outlook-2010

Автоответ в outlook — подробная инструкция, как включить

При нынешнем темпе жизни порой не остается времени даже на то, чтобы ответить на личную почту. А ведь пару раз в год у каждого есть отпуск, который хочется провести с семьей и друзьями, но, к сожалению не все коллеги и заказчики разделяют радость отдыха и продолжают писать 24/7. В данной статье мы расскажем, о том как создать автоответ в outlook.

Как настроить автоответ в outlook

Автоответ в outlook

Автоответ в Microsoft Оutlооk

В таких моментах вас выручит возможность создания автоматического ответа в Оutlооk, который самостоятельно сможет отвечать на полученные вами сообщения.

Это возможно благодаря заранее подготовленному и сохраненному сообщению для шаблона.

Далее мы покажем, как подключить, выставить настройки и отключить функцию автоматического ответа Оutlооk в версиях с 2016-ого до 2007-ого года с профилем Exchange и без его использования.

Как настроить автоответ в outlook

Настраиваем функцию автоответа в Microsoft Outlook

Автоматический ответ во всех версиях Outlook: активируем функцию «Заместитель» с учетным профилем Exchange

Как правило, учетная запись в Exchange используют на рабочих ПК, а не на домашних. Для того чтобы узнать какой аккаунт у вас, посмотрите внизу экрана на строку. Если там вы увидите надпись «Подключено в MC Exchange», следовательно у вас одноименный корпоративный аккаунт.

Так как при разных версиях программы Аутлук подключение автоответчика чуть отличается, мы предоставим вам инструкции для всех версий по отдельности.

Интересно! Версия программы Outlook всегда соответствует версии MC Office, которая установлена на вашем ПК.

Версия 2О1О-2О16

  1. Когда вы зайдете в основное меню, нужно кликнуть по иконке «Создать сообщение». У вас откроется автоматический режим подготовки макета, в каком создается заготовленный ответ.
    Как настроить автоответ в outlook

    Во вкладке «Главная» нажимаем на иконку «Создать сообщение»

  2. В окно для текста-шаблона введите текстовое сообщение, которое будет мгновенно и без вашего участия отправлено в ответ на все полученные имейлы.
    Как настроить автоответ в outlook

    В поле для текста-шаблона вводим текстовое сообщение

  3. Когда все будет готово, перейдите к вкладке «Файл» и кликните на строку «Сохранить как».
    Как настроить автоответ в outlook

    Переходим к вкладке «Файл»

    Как настроить автоответ в outlook

    Нажимаем «Сохранить как»

  4. Файл, который вы сохраняете, подпишите, как вам нравится, после чего для него следует выбрать разрешение «Шаблон Аутлук» (*oft)».
    Как настроить автоответ в outlook

    Задаем имя файлу с расширением «oft», в поле «Тип файла» выбираем «Шаблон Outlook (*oft)»

  5. Записываем элемент в память ПК, щелкнув по клавише «Сохранить».
    Как настроить автоответ в outlook

    Нажимаем по кнопке «Сохранить»

  6. Затем следует вернуться в главное окно программы, открыть закладку «Файл» и перейти в пункт «Управление оповещениями и правилами».
    Как настроить автоответ в outlook

    Переходим к вкладке «Файл»

    Как настроить автоответ в outlook

    Переходим в раздел «Управление оповещениями и правилами»

  7. В открытом окне кликните по функции «Новое правило».

    Выбираем функцию «Новое правило»

  8. У вас на экране появится раздел «Начать с пустого правила», но вам следует выбрать вариант со словами «Применения правила к полученным мной сообщениям», щелкните «Далее».

    Выбираем вариант со словами «Применения правила к принятым мной сообщениям»

  9. В открытом окне выберите условия, когда должен срабатывать автоответчик, затем нажмите «Далее».

    Отмечаем галочкой те случаи, когда должен срабатывать автоответчик, нажимаем «Далее»

  10. У нас открывается первый шаг. Выбираем «Ответить, используя выбранный шаблон».

    Выбираем «Отвечать, используя выбранный шаблон», нажимаем «Далее»

  11. Во втором блоке в разделе «Шаг 2» кликните на синюю надпись «Указанный шаблон».

    Кликаем на синюю надпись «Указанный шаблон»

  12. Нажмите на кнопку «Обзор», что бы указать путь к созданному ранее файлу, затем щелкните на кнопку «Открыть».

    Указываем путь к созданному ранее шаблону, нажав по кнопке «Обзор», нажимаем «Открыть»

  13. В появившемся окне «Завершения настройки правила» в первом блоке прописываем название для созданного правила, а во втором выбираем «Включить правило». Раздел «Шаг 3» нужен для того, чтобы проверить правильность указанных данных.

    Пишем имя правила, ставим галочку на пункт «Включить правило»

  14. Когда вы все проверите и будете точно уверены, нажимаем на «Готово». Создание автоматического ответа окончено и функция активирована. Поздравляем!

    В блоке «Шаг 3» проверяем данные, нажимаем «Готово»

Читайте также:  Как обновить телевизор филипс через флешку

Версия 2ОО7

  1. Откройте раздел «Файл», далее переходим в «Сoздaть» => «Пoчтoвoе сooбщeниe».

    Открываем раздел «Файл», далее переходим в «Сoздaть», затем «Пoчтoвoе сooбщeниe»

  2. Пишем сообщение, которое в дальнейшем будет приходить в качестве ответа всем вашим собеседникам.

    Пишем ответ, который в дальнейшем будет приходить в качестве ответа всем собеседникам

  3. Теперь нужно сохранить текст, воспользовавшись функцией «Сохранить как».

    Нажимаем на значок программы, выбираем «Сохранить как»

  4. Называем файл как угодно, и задаем для него тип «Шаблон Аутлук (*oft)».

    Называем файл как угодно, выбираем для него фoрмaт «Шаблон Аутлук (oft)»

  5. Возвращаемся к MC Outlook и выбираем раздел «Сервис».

    Возвращаемся к MC Outlook и выбираем раздел «Сервис»

  6. В нем нам нужна опция «Прaвилa и опoвeщeния».

    Нажимаем по функции «Прaвилa и опoвeщeния»

  7. В открытом окне щелкаем по функции «Новое правило».

    В появившемся окне выбираем функцию «Новое правило»

  8. Перед вами появится раздел «Начать с пустого правила», где вам нужно щелкнуть по «Применения правила к полученным мною уведомлениям».

    Выбираем пункт «Применения правила к полученным мною уведомлениям», нажимаем «Далее»

  9. Отметьте условия, в которых должен сработать автоответ.

    Ставим галочку на нужный вариант, нажимаем «Далее»

  10. В первом блоке щелкните по опции «Ответить, используя указанный шаблон».

    Выбираем функцию «Отвечать, используя указанный шаблон»

  11. Во втором блоке кликните на синюю надпись «Указанный шаблон».

    Во втором блоке кликаем на синюю надпись «Указанный шаблон»

  12. Указываем местонахождение созданного ранее сообщения.

    Нажимаем на кнопку «Обзор», выбираем путь где хранится шаблон сообщения, нажимаем «Открыть»

  13. У вас откроется новое окно «Завершение настройки правила». В первом блоке укажите название для созданного правила, а во втором поставьте галочку возле «Включить правило». В третьем блоке вы проверяете информацию на правильность указанных данных.

    Заполняем поле с названием, нажимаем «Включить правило»

  14. Осталось кликнуть на кнопку «Готово». Автоответ готов и активирован.

    В блоке «Шаг 3» проверяем информацию, нажимаем «Готово»

Для тех, кто привык настраивать по видео, рекомендуем к просмотру данное видео.

Видео — Как включить автоответчик в Microsoft Outlook 2007

Активируем функцию «Заместитель» без аккаунта Ехсhаngе

Когда вы авторизовались и не использовали аккаунт Exchange, вы можете использовать следующие методы для создания автоматического ответа.

Версия 2О16-2О1О. Способ 1

  1. Открываем в меню вкладку «Файл».

    Переходим во вкладку «Файл»

  2. Выбираем раздел «Сведения».

    Выбираем раздел «Сведения»

  3. Из предложенных функций выбираем «Автоответы».

    Выбираем функции «Автоответы»

  4. Включаем функцию, при этом отметив такой параметр, как «Отправлять автоматический ответ при отсутствии».

    Отмечаем галочкой параметр «Отправлять автоответ об отсутствии»

  5. Еще вы сможете установить временной промежуток, когда опция автоматического ответа должна работать, а можете убрать галочку возле варианта «Совершать отправку лишь в течение последующего периода» и удалить все временные рамки.

    Ставим галочку на пункт «Отправлять только в течении следующего периода», выставляем параметры или снимаем галочку с этого пункта и очищаем все поля

  6. Когда вы готовите уведомление для коллег, выбираем пункт «В пределах организации», а для остальных – «За пределами организации (Вкл)». Далее вводим текстовое сообщение для автоматического ответа. Все готово!

    Выбираем вкладку «В пределах организации», вводим текст сообщения

    Выбираем вкладку «За пределами организации (Вкл.)» вводим текстовые сообщения, нажимаем «Готово»

Версия 2О16-2О1О. Способ 2

  1. Открываем раздел «Файл», и кликаем на автоответ.

    Переходим во вкладку «Файл»

    Выбираем функции «Автоответы»

  2. В появившемся окне щелкаем по опции «Отравляем автоответы». Если нужно, можете установить определенный интервал времени. Далее кликаем на «Правила».

    Выбираем функцию «Отравляем автоответы», назначаем интервал, нажимаем на кнопку «Правила»

  3. На экране появится окно с названием «Правила автоответа», кликаем на «Добавить».

    Нажимаем на «Добавить»

  4. Затем необходимо проставить галочки напротив таких пунктов, как «Отправленные лично мне» и «Переслать». В поле «Кому» выбираем адресата.

    Ставим галочки на пункты «Отправлять мне лично», далее «Переслать», в поле «Кому» выбираем адресат

  5. После проделанных манипуляций и нажатия на подтверждающую кнопку «ОК» у вас будет извещение о том, что вы не подключили автоответ.
  6. Кликните по кнопке «Да», и тогда «Заместитель» будет функционировать без подключенного автоответа.

    Нажимаем «Да»

Версия 2ОО7

  1. Открываем раздел «Сервис» в меню.

    Открываем раздел «Сервис» в меню

  2. Находим пункт «Заместитель» и щелкаем по нему.

    Щелкаем по пункту «Заместитель»

  3. Включаем функцию, при этом отметив такой параметр, как «Отправлять автоматический ответ при отсутствии».

    Отмечаем галочкой параметр «Отправлять автоответ об отсутствии»

  4. Вы также сможете установить временной промежуток, когда опция автоматического ответа должна работать, а можете убрать галочку возле варианта «Совершать отправку лишь в течение последующего периода» и убрать все временные рамки.

    Ставим галочку на пункт «Отправлять только в течении следующего периода», выставляем параметры или снимаем галочку с этого пункта и очищаем все поля

  5. Когда вы готовите уведомление для коллег, выбираем раздел «В пределах организации», а для остальных – «За пределами организации (Вкл)».

    Выбираем вкладку «В пределах организации», вводим текст сообщения

  6. Пишем текстовое сообщение для автоматической отправки.

    Выбираем вкладку «За пределами организации (Вкл.)» вводим текстовые сообщения, нажимаем «Готово»

Отключаем функцию автоматического ответа

Если отпала необходимость в использовании автоматического ответа, вы можете ее отключить. Для этого есть два способа отключения, выбор которых зависит от того, как вы ее подключали – с аккаунтом Exchange или нет.

В профиле с учетной записью

  1. Открываем в меню раздел «Файл».

    Переходим во вкладку «Файл»

  2. Переходим к функции «Упрaвлeниe oпoвeщениями и пpaвилaми».

    Нажимаем по функции «Прaвилa и опoвeщeния»

  3. В открытом окне вы увидите все правила, созданные вами ранее. С варианта, который вы желаете отключить, достаточно лишь убрать палочку.

    Убираем галочку с варианта, который хотим отключить, нажимаем «ОК»

В профиле без учетной записи

  1. Открываем в меню раздел «Файл».

    Открываем в меню раздел «Файл»

  2. Кликаем на раздел «Сведения».

    Кликаем на раздел «Сведения»

  3. Нажимаем на иконку «Автоответы».

    Нажимаем на иконку «Автоответы»

  4. Кликаем на первую строку «Не отправлять автоответ». Затем подтвердите действие, нажав на «ОК».

    Кликаем на первую строку «Не отправлять автоответ», далее подтверждаем действие, нажав на «ОК»

Заместитель – замечательная функция для деловых людей, которым необходимо быть на связи даже тогда, когда они отсутствуют на рабочем месте нежели потом просматривать огромное количество имейлов. Отвечать автоматически намного удобнее, нежели вручную.

Важно! Автоответ будет выслан пользователю единожды, а на остальные сообщения отвечать не сможет. Если вы запустите Outlook вручную, данные счетчика будут обнулены.

Устранение неполадок: нет параметра «Автоответ»

Если вы пытались выполнить приведенные выше шаги, но в меню не находили функцию автоответа, то вероятнее всего, вы используете учетную запись Gmail, POP, Yahoo, IMAP или какую-то другую, у которой не поддерживаются автоответы в Аутлук. У вас есть возможность настроить автоответ на полученные сообщения, но для этого приложение должно постоянно функционировать, т.е. быть открытым на вашем ПК.

Видео — Как включить автоответчик в Outlook 2013

Источник: https://pc-consultant.ru/rabota-na-komp-yutere/avtootvet-v-outlook-2/

Автоответ в Outlook 2007, 2010, 2016 – как настроить автоматический ответ в Аутлук на время отпуска, включить и настроить автоответчик

Инструмент для работы с почтой Microsoft Office Outlook обладает рядом полезных функций, помимо стандартной работы с почтой (вроде сортировки и чтения).

Среди этих функций Outlook выделяется «Автоответ», который можно использовать, чтобы отправитель понимал, что его сообщение дошло, даже если пользователь не имеет возможности ответить, или находится в отпуске.

Многие сервисные центры и службы поддержки активно пользуются этой возможностью.

Читайте также:  Как настроить и раздать wi-fi с модема

Назначение функции

При включении этой функции и настройке можно добиться возможности оперативной отправки сообщений в ответ на приходящие.

Это упрощает работу многих служб, позволяя ориентировать пользователей в сроках рассмотрения заявок и подобных вещах.

К тому же это создаёт ощущение, что фирма действительно заинтересована в общении с клиентом/партнёром. Чаще всего автоответом в Outlook пользуются:

  1. Сервисные центры. Иногда, с помощью сложных скриптов ещё и подаётся информация об ориентировочных сроках выполнения заявки (в странах СНГ не используется, в каком-то смысле отличительная особенность некоторых крупных западных фирм).
  2. Контакт-центры, для которых важно проявить уважение к пользователю. В их случае подобный ответ зачастую содержит благодарность за обращение.
  3. Службы поддержки (в частности в онлайн играх). Здесь указываются сроки рассмотрения заявки или присылаются данные о пропущенных в заявке полях (встречается у Zenimax и Blizzard).
  4. На время отпуска. Включается, чтобы известить коллег/клиентов о своей недоступности на данный момент. Применяется в крупных организациях со строгим деловым этикетом.

Можно найти и другие применения для указанной функции, либо использовать её просто ради шутки – выбор зависит от поставленной задачи.

Настройки автоответа

Сразу следует отметить, что способ настройки автоответчика в Аутлук варьируется в зависимости от установленной версии офисного пакета.

Хотя, набор общих черт и присутствует, но касаются они преимущественно версий: 2010+ и по 2007 включительно.

О специфических нюансах в некоторых версиях будет указано, под их общими сведениями (например, 2010 Outlook настраивается аналогично с 2013, 2016, но имеет пару отличительных черт).

  Отправка больших файлов по почте

Версии 2010 и выше

Речь идёт о 2010, 2013, 2016 и прочих (скриншоты взяты из версии 2016, которая отличается лишь общим дизайном интерфейса). Также указанный вариант действий подходит и для Office 365, который Microsoft активно продвигают уже несколько лет. Для настройки автоответа от пользователя требуется:

  1. Открыть вкладку «Файл» и перейти в раздел «Сведения».Как настроить автоответ в outlook
  2. Выбрать раздел «Автоответы».Как настроить автоответ в outlook

Примечание! Чтобы этот пункт присутствовал в меню нужно иметь тип учётной записи «Microsoft Exchange». Если он отсутствует всё равно, то его можно вручную добавить на панель.

  1. Отметить флажок «отправлять автоответы»:
    • «Отправлять только в течение…» — позволяет указать между какими датами используется конкретный ответ. Удобно, чтобы поздравить кого-то с праздниками или проинформировать об отсутствии на рабочем месте;
    • «В пределах организации», как и вариант «за пределами…» позволяет выставить разные ответы в зависимости от типа адресата.Как настроить автоответ в outlook
  2. Нажать «Ок» и следить за результатами.

Если не указать период в шаге «3», то сообщение будет отправляться постоянно, вплоть до ручной отмены.

Outlook 2007

В Версиях младше 2007 (включительно) не смотря на общее различие в виде интерфейса действует один и тот же алгоритм настройки автоматического ответа:

  1. Открыть вкладку «Сервис».
  2. Выбрать пункт «Заместитель».Как настроить автоответ в outlook
  3. Ввести необходимые параметры (рассмотрены выше в пункте 3) и подтвердить действие.

Кроме незначительного различия в порядке активации действует тот самый принцип во всех версиях. Даже окно настроек не претерпело структурных изменений.

Отключении функции

Ранее упоминалось, что может потребоваться и ручное выключение указанной возможности. Следует понимать, что рассматривается пример с учётной записью Exchange. Процедура проста, по сути выполняется включение, но с иным финальным этапом:

  1. Открыть окно настроек автоответа (зависит от версии Outlook – показано выше).
  2. Поставить галочку «Не отправлять автоответы».Как настроить автоответ в outlook

  Правила подписи электронного письма

Без учётной записи Exchange

Тем, кто пользуется стандартной IMAP/POP3 почтой (т.е. почтой gmail, mail, ukr, yandex и прочими почтовыми сервисами) потребуется сочетать функции «Шаблон» и «Правило», чтобы получить эффект автоответа в Аутлук.

Включение

Включает в себя 2 этапа: создание шаблона и настройку правила. Начнём с простого – шаблона. Для этого:

  1. Открываем окно программы.
  2. Выбираем «Новое сообщение».
  3. Делаем обычное сообщение без указания адресата.Как настроить автоответ в outlook
  4. Нажимаем «Сохранить как» и указываем шаблон Outlook.

Сложного ничего, поэтому переходим к созданию правила:

  1. На вкладке «Главная» выбрать пункт «Правила».Как настроить автоответ в outlook
  2. Нажать «Создать правило».
  3. Перейти в раздел «Дополнительно».Как настроить автоответ в outlook
  4. Указать в первом этапе «Адресованные мне» и клацнуть «Далее».Как настроить автоответ в outlook
  5. Отмечаем «ответить, используя указанный шаблон».Как настроить автоответ в outlook
  6. Нажать на «указанный шаблон» и выбрать созданный ранее документ.
  7. Задать необходимые исключения. Обязательно нужно отмечать «кроме автоответов», чтобы роботы не устроили бесконечную переписку.
  8. Нажимаем «Готово».

Отключение

Достаточно удалить правило, чтобы прекратить его работу. Для этого:

  1. Открываем «Правила».
  2. Выбираем «Управление правилами и оповещениями».
  3. Находим ненужное правило и снимаем галочку.

Добавление пункта «Автоответы»

В любой из версий Outlook можно прикрепить отдельный вариант «автоответов» для этого потребуется выполнить следующие действия:

  1. Открыть «Файл»
  2. Перейти в «Параметры».
  3. Выбрать «Настроить ленту».
  4. В удобном месте «Создать группу» и переименовать её при необходимости. Обязательный шаг, поскольку в существующие группы эту вкладку добавить нельзя.
  5. Переместить «автоответы» в группу, созданную в пункте 4.

Примечание! Создание группы может и не потребоваться – всё зависит от версии Office. Но все версии старше 2010 требовали данного шага.

  Настройки режима переадресации почты в Outlook

Данный способ может не сработать, в этом случае потребуется перейти к разделу «Создание правила».

Источник: http://composs.ru/kak-nastroit-avtootvet-v-outlook/

Отправка автоматических ответов об отсутствии на рабочем месте из Outlook

Outlook для Office 365 Outlook 2019 Outlook 2016 Outlook 2013 Outlook 2010 Outlook 2007 Дополнительно… Меньше

Отправлять автоответы об отсутствии на рабочем месте можно двумя способами. Выбор зависит от типа учетной записи электронной почты.

Откройте вкладку Файл, а затем выберите из двух приведенных ниже рисунков тот, который соответствует вашей версии Outlook.

  1. Выберите пункты Файл > Автоответы.

    Как настроить автоответ в outlook

    Примечание. Для Outlook 2007 на вкладке Сервис выберите пункт Заместитель.

  2. В диалоговом окне Автоответы выберите команду Отправлять автоответы.

    Кроме того, можно указать диапазон дат для автоматических ответов. Начиная с указанной даты их отправка прекратится. В обратном случае автоматические ответы нужно будет отключить вручную.

    Примечание: Если вы не видите кнопку Автоответы, настройте отправку сообщений об отсутствии на рабочем месте с помощью правил и оповещений.

  3. На вкладке В пределах организации введите текст ответа, который будет отправляться сотрудникам организации, если вас нет на рабочем месте.

    Как настроить автоответ в outlook

    Примечание: При отправке автоматических ответов любым отправителям за пределами организации автоматические ответы будут отправляться для всей почты, включая информационные бюллетени, рекламу и спам. Если вы хотите отправлять автоматические ответы пользователям за пределами вашей организации, рекомендуем выбрать параметр Только моим контактам.

  4. Чтобы сохранить параметры, нажмите кнопку ОК.

Отключение автоматических оповещений об отсутствии на работе

Если приложение Outlook настроено для отправки автоматических ответов, сообщение об этом отображается под лентой. Чтобы отключить автоматические оповещения об отсутствии на работе, выберите команду Отключить. Чтобы изменить даты для автоматических ответов и сообщений, воспользуйтесь инструкциями выше для изменения параметров.

Примечание. В Outlook 2007 для отключения автоматических ответов об отсутствии на рабочем месте откройте вкладку Сервис, выберите пункт Заместитель и снимите флажок Отправлять автоответ об отсутствии.

Как настроить автоответ в outlook

Если в меню «Файл» отсутствует параметр Automatic Replies, вероятно, вы используете Gmail, Yahoo либо другую учетную запись POP или IMAP, которая не поддерживает функцию автоматических ответов в Outlook.

Вы можете настроить правило для автоматического ответа на входящие сообщения, однако для этого должно быть постоянно запущено приложение Microsoft Outlook. Дополнительные сведения см.

в статье Использование правил для ответа на сообщения.

Источник: https://support.microsoft.com/ru-ru/help/290846/how-to-use-the-out-of-office-assistant-in-outlook

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector